プロジェクト管理はエクセルを使って行えます。しかし万能ではなく、できないことがあると認識しておくことが重要です。プロジェクト管理をエクセルを使用して行う方法と、そのメリット・デメリット、さらには管理ツールを選択すべきケースを解説します。
目次
プロジェクト管理で企業がエクセルを使う理由 |
エクセルを使ってプロジェクト管理を行っている企業は数多くあります。エクセルは汎用性が高く、特別なスキルがなくても手軽に使用することができるためです。エクセルがインストールされているパソコンを使用すれば、余分な導入コストもかかりません。
さまざまなテンプレートが用意されているため、用途にあったテンプレートを使うことによってカスタマイズの自由度が高いことも、多くの企業で使われる理由です。
なお、プロジェクト管理の基本と手法については、以下の記事を参照してください。
プロジェクト管理を基本から解説！目的と実施方法と管理ツール選び
プロジェクト管理をエクセルで行う3つの方法 |
プロジェクト管理をエクセルで行う方法はいくつかあります。プロジェクト管理の業務内容はかなり幅広いですが、中心となるのはスケジュール管理であり、これらの業務を行う上で有効な方法として主なものは以下のとおりです。
・WBSで作業を細分化する
・ガントチャートを作成する
・テンプレートを活用する
3つに分けていますが、1と2はセットで行うのが一般的といえます。それぞれについて詳しく解説しましょう。
エクセルでプロジェクト管理を行うためには、まずWBSを用意します。WBSとは「Work Breakdown Structure」という英語の略語で、日本語では「作業分割構成図」という意味です。その言葉どおり、まずはタスクを洗い出して分割しなければなりません。
タスクを洗い出すためには、ゴールを明確にすることが必要です。そしてゴールに達するまでに必要となる作業を細分化していきます。この際に注意しなければならないのは、漏れがないようにすること、そしてタスクをできるだけ細かく分割することです。
タスクの具体的な内容やどれくらいの工数が必要なのか、どれくらいの時間がかかるのかということも把握する必要があります。また、プロジェクトでは複数の人間が関わることが多いため、それぞれのタスクの相関関係を理解しておくことも必要でしょう。
WBSを作成する際に必要となるのは「タスクの名前」「タスクの担当者」「作業開始日」「作業終了予定日」「期間」「進捗状況」などです。
つづいてガントチャートを作成します。ガントチャートとはプロジェクト管理における工程を管理するための表のことで、帯状のグラフで表されるため見やすいのが大きな特徴です。
ガントチャートを作成する上では、まず横軸に日時、縦軸にタスク名とタスクの担当者名を配置してグラフを作ります。グラフ化することによって作業期間を図として可視化することができるため、タスクの把握が容易になるのがメリットです。
帯の面積が大きいほど、時間がかかるタスクということになります。ガントチャートを作成することによって、プロジェクトの全体像を把握しやすくなることも期待できるでしょう。前述したWBSを活用すると、ガントチャートの作成がスムーズです。
エクセルでガントチャートを作成するやり方は、大きく分けると3つあります。1つ目は手動でセルに色をつけていくやり方です。時間と手間はかかりますが、1つひとつ確認しながらの作業となるためミスを防げるでしょう。
2つ目は、エクセルの条件付き書式を活用する方法です。エクセルに関する知識が必要となりますが、さほど難しい作業ではないためすぐに覚えられるでしょう。数式を設定してしまえば、日時を指定するだけでガントチャートが完成するため効率的です。
3つ目はグラフを活用するやり方であり、視認性の高いガントチャートを作れます。ただし、エクセルを扱うスキルが必要となること、プロジェクトの内容変更に対応するには手間がかかるなど、デメリットがあることを把握しておく必要があるでしょう。
プロジェクト管理でエクセルを使う場合には、テンプレートを活用する方法もあります。エクセルで使えるテンプレートにはさまざまな種類があるため、用途に合ったテンプレートを選択することで、手軽にプロジェクト管理を行えるでしょう。
マイクロソフトで用意されているものをはじめとして、各社がさまざまなテンプレートを用意しています。無料のものや有料のもの、シンプルなもの、高機能なものなどがあり、機能もさまざまです。用途に合ったものを選ぶといいでしょう。
エクセルを活用することによって、プロジェクト管理がしやすくなります。進捗管理の詳細や管理項目、工数の詳細については、以下の記事を参照してください。
プロジェクトの進捗管理にはツールなどの活用を！コツや手法を解説
プロジェクト管理の項目は重要な要素！概要と管理の流れ、ポイント
プロジェクト管理で工数の見積もりを活用しよう！基礎知識と活用方法
プロジェクト管理でエクセルを使う3つのメリット |
プロジェクト管理において多くの企業がエクセルを使っているのは、さまざまなメリットがあるためです。パソコンを使って仕事をしている人ならば、エクセルをまったく使ったことがないという人はほとんどいないでしょう。
エクセルを使う主なメリットは次の3つです。
・導入コストが安い
・扱いやすくて専門知識が不要
・カスタマイズが簡単
それぞれを詳しく解説します。
プロジェクト管理でエクセルを使う大きなメリットとなっているのは、導入コストが安いことです。エクセルがインストールされているパソコンを使用するならば、ほぼコストをかけずにプロジェクト管理を行えます。
エクセルのテンプレートも無料で提供されているものが数多くあるため、複雑な機能さえ求めなければ、新たにかかるコストはありません。パソコンにエクセルがインストールされていない場合であっても、ウェブ上でマイクロソフトオフィスを無料で使えます。
扱いやすくて専門知識がほとんどいらないことも、エクセルを使う上での大きなメリットといえるでしょう。もちろん最低限の知識は必要ですが、直感的な作業を容易にできるため、普段パソコンを業務で使っているのならば、問題なくエクセルを使用できます。
多くの人がすでに使っている状況が整っているため、新たにスキルを身に付けるための学習が不要であることが大きなメリットといえるでしょう。
プロジェクト管理でエクセルを使う上では、カスタマイズが簡単であることも大きなメリットです。関数を活用することによって、手軽にさまざまなカスタマイズができるでしょう。ほかの機能との組み合わせや、データの挿入なども手軽に行えます。
またカスタマイズしたテンプレートをコピーすることで、ほかの業務で横展開して活用するなどの応用も可能です。
なお、プロジェクト管理のスキルの身に付け方について、詳しく知りたい場合は以下の記事を参照してください。
プロジェクト管理に必要なスキルとは？スキルの種類と向上させるコツ
プロジェクト管理でエクセルを使う4つのデメリット |
前述したように、プロジェクト管理でエクセルを使うメリットはたくさんあります。しかし、エクセルではできないことがたくさんあるのも事実です。何ができて、何ができないのかを把握しておくことが必要でしょう。エクセルを使う主なデメリットは次の4つです。
・計画の変更への対応が難しい
・ガントチャートのレベルが低い
・メンバー間での共有が難しい
・複数プロジェクトを同時に管理するのが難しい
それぞれを詳しく解説します。
プロジェクト管理でエクセルを使う場合の大きなデメリットであるのは、プロジェクトの計画変更への対応が難しいことです。プロジェクトでは計画が変わるケースは少なくありません。
変更点をエクセルに反映させる必要性が生じます。数値の変更程度ならば簡単にできますが、ある程度以上の変更を反映させるためには、かなりの手間がかかることが大きなデメリットです。
エクセルでガントチャートを作ること自体は簡単にできます。しかし、基本的にエクセルは表ソフトであるため、高度な設定ができません。グラフィック表示も複雑なものは苦手です。
タスクが細かく分かれている場合や、それぞれのタスクの関連性がある場合には、エクセルで作ったガントチャートの表示が難しくなるケースも生じるでしょう。専用のツールと比較すると、レベルの低さがデメリットといえます。
通常、プロジェクトには複数のメンバーが関わっています。エクセルで作ったファイルを共有して使っていくと、変更があった場合にリアルタイムで修正内容の共有や把握が難しくなります。
修正の仕方がメンバーによって違うと、混乱を招く可能性もでてくるでしょう。事前に編集のルールを設定しなければなりません。変更がどのタイミングでどのメンバーによってどのように行われたのかを、その都度確認する作業も必要です。
メンバー間での共有が難しくなることがエクセルの大きなデメリットといえます。
複数のプロジェクトが同時に進行しているケースは少なくないでしょう。しかしエクセルは、複数のプロジェクト管理には向いていません。プロジェクトごとにエクセルでファイルを作り、複数を管理しようとすると作業が煩雑になります。
また複数のプロジェクトでメンバーが重なっていたり、業務内容に関連があったりした場合に、エクセルで連携を図ることはきわめて困難です。複数のプロジェクト管理をするならば、プロジェクト管理専用ツールの活用が不可欠となるでしょう。
エクセルよりも管理ツールを使うべき2つのケース |
エクセルには手軽に使えるというメリットがありますが、プロジェクト管理専門に開発されたツールと違って機能が限定されるため、使える場面も限定されてしまいます。エクセルよりも管理ツールを使うべき主なケースは、以下の2つです。
・特化した機能で効率的に作業を行いたい
・プロジェクト結果を記録して分析したい
それぞれについて詳しく解説します。
プロジェクト管理ツールには、さまざまな機能が装備されています。タスク管理、スケジュール管理、リソース管理などです。必要な機能に応じて管理ツールを活用することで、効率的な作業が可能になります。
またプロジェクトの人数が多くなると、管理が大変です。しかし、メッセージ機能やチャット機能などを活用することで、リアルタイムでの情報共有や可視化ができるため、仕事を円滑に進めることが期待できるでしょう。
プロジェクト管理ツールを使うことによって、さまざまな管理情報を可視化できることだけではなく、データとして記録し、さらにそのデータを蓄積して分析に活用もできます。
メンバーが入力したデータを自動で集計や分析をしたい、グラフを作成したい、レポートを作成したいといったニーズがある場合には、これらの機能を持った管理ツールを導入するといいでしょう。データを自動で処理できるため、業務の大幅な効率化が実現できます。
エクセルから管理ツールへ移行前にすべき3つの準備 |
プロジェクト管理のやり方をエクセルから管理ツールに移行する場合には、事前の準備が必要です。スピードを重視するあまりに確認作業を怠った結果、管理ツールへの移行がうまくいかないケースがでてくることも考えられます。準備すべきことは以下の3つです。
・必要な機能と利用者の人数の確認
・導入効果を測定する仕組みの用意
・導入担当者の決定とルールの設定
それぞれを詳しく解説します。
プロジェクト管理ツールを導入する上で、まず考えなければならないのは、どんな機能が必要なのかということです。プロジェクト管理ツールの多くは多機能ですが、多くの機能を備えていることよりも、必要な機能を快適に使えることが重要といえます。
必要な機能の確認と、その機能が動作する環境であるかどうかの確認が必要です。また管理ツールによっては、人数が決まっているプランもあります。導入前には利用する人数の確認をしなければなりません。メンバー全員が使えることが不可欠の条件です。
プロジェクト管理ツールの導入に際しては、効果を測定できる仕組みを用意する必要があります。管理ツールの導入にはコストがかかるため、その費用に見合った効果が得られているかどうかの検証作業が不可欠です。
費用と効果を検討することによって、場合によっては以前使っていたツールに戻す、違うツールを導入するといった選択肢もでてきます。プロジェクト管理そのもののやり方も、常に改善していくという意識が必要でしょう。
プロジェクト管理ツールの導入にあたっては、担当者を決めることが導入の第一歩です。担当者はツールの選択や導入準備、導入作業、導入したツールのメンバーへの浸透などの業務を行わなければなりません。ベンダーとの窓口の役割もあります。
管理ツールに関して、ある程度の知識とコミュニケーション能力、交渉能力も必要でしょう。
導入担当者を決定した後に、管理者と担当者とで管理ツール活用のルール作りもしなければなりません。入力ルールを定めてメンバー間で共有することによって、管理ツールの円滑な活用が可能になります。また、ルールを設定することで不要なトラブルの回避も期待できるでしょう。
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まとめ |
プロジェクト管理は、エクセルを活用して行えます。エクセルは多くの人が使っている汎用性の高い表計算ソフトであり、「コストをかけることなく導入できる」、「専門的なスキルが必要ないため手軽に使える」など、メリットがたくさんあるツールです。
エクセルを使用し、WBSによって作業を細分化したうえでガントチャートを作成して活用することもできます。また豊富なテンプレートが無料で提供されているため、業務に合ったテンプレートを活用することもできるでしょう。
しかしその一方で、「メンバー間でのリアルタイムのデータ共有が難しい」、「ガントチャートのレベルが低い」、「プロジェクトの内容に変更がでた場合の修正対応が難しい」などのデメリットもあります。
プロジェクトの内容が複雑である場合、メンバーの人数がある程度いる場合、プロジェクトが同時に進行している場合などは、専用のプロジェクト管理ツールを導入するのがいいでしょう。
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