営業の案件管理を効果的におこなうと、受注確度を高めて売り上げアップにつなげられるでしょう。この記事では営業の案件管理を解説します。管理する目的やエクセルを使った管理の方法、おすすめのツールまで紹介するため、内容をしっかりと理解して実際の業務で活用しましょう。
目次
営業の案件管理とは？基礎知識を解説 |
営業活動における案件管理とは、取引先との商談の進捗状況をわかりやすい状態に管理して、適切な対応をとっていくことです。商談の進捗状況が周りからも把握しやすい状態になると、上司などから適切なフォローを受けられるようになり、営業活動が効率化します。
ただし、やり方によってはメリットをうまく享受できず、手間ばかりがかかってしまいかねません。はじめに営業の案件管理とはどのようなものか、効果的におこなうための条件、重要な管理項目の種類まで詳しくチェックしていきましょう。
営業のマネジメントに関する詳細は、以下の記事を参考にしてください。
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1.商談の進捗状況を見える化・管理すること
そもそも営業の案件管理とは、商談の進捗状況などを見える化し、適切に管理することです。営業の案件管理をおこなってさまざまな情報を整理すると、顧客や今後の見通しへの理解が深まります。それによって営業担当者個人任せではない、組織としての安定した対応ができるようになるのです。
進捗状況を見える化する方法には、エクセルや専用ツールの活用などがあります。
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効果的におこなうためには、管理内容を明確にして必要な情報登録を実施し、チームで情報を共有してちょうどいいタイミングで対応することなどがポイントです。案件管理を効果的におこなうためには、目標の数字に対する進捗状況だけではなく、商談のクロージングに至るまでの課題をしっかりと確認しておかなければなりません。
実際の売り上げアップにつなげる効果的な案件管理を実施するためには、課題となっているものの情報を共有し、担当者だけではなくマネージャーも具体的に改善策を考えます。結果的に契約まで至らなかった場合であっても、選ばれなかった理由やどう改善できれば契約できたかを分析し、今後に活かすことが重要です。
また、案件の受注予定日や売上見込金額、受注確率などの情報も見える化しましょう。営業案件に関するさまざまなデータを残しておくことで情報の属人化が防げ、担当者が変わった場合でも営業チームとして適した対応が取れます。
営業の案件管理においてとくに管理すべき項目は、大きく分けると以下のとおりです。
案件の進捗状況を理解しているのが担当者だけという状態では、組織として売上予測を立てられません。また、顧客に対して質の高いフォローやアプローチをするためにも、状況の把握は欠かせないのです。
案件によって適した担当者は違うため、どういった案件で結果を残しているのかを管理することで、今後の人材配置の参考にできます。また、実際に売上が見込める時期や売上見込額を明確にできれば、企業自体の管理やリソースの最適化などに役立てられるでしょう。
営業の案件管理をおこなう3つの目的・メリット |
案件管理をする目的やメリットは、大きく分けると以下のとおりです。
また、案件情報を共有できることでトラブルを防止できることなどのメリットがあります。これらのメリットを活かして営業活動に役立てていくことが、案件管理をおこなう目的です。どのようなメリットがあるのか、それぞれを詳しくチェックしていきましょう。
なお、営業の案件管理だけではなく業務改善に関する詳細を知りたい方は、以下の記事を確認してみましょう。
営業職の業務改善のアイデアとは？業務の内容と課題、効率化を解説
営業の案件管理をおこなうと、案件の受注確度を効率よく高め、売上につなげられるというメリットがあります。案件管理をして商談の情報を見える化することによって、周りから適切な助言やフォローを得られるようになり、営業の案件を受注する確率を高められるのです。そのためにも、マネージャーやリーダーは随時案件情報を確認して、組織的な対応をおこないましょう。
また、営業の属人化を回避できることで、担当者が退社した場合などでも顧客に対して適切なフォローがおこなえるという点もメリットです。
営業の案件管理によって案件をしっかりと分析できるようになるため、今後の指針にできるというメリットもあります。優秀な営業担当者が持つスキルやノウハウを確認してメンバー全員に共有したり、必要な情報を探し出しやすくなることで業務改善になったりなど、営業プロセスの改善につながるのです。
また、案件の分析によって商品やサービスの改善点が理解しやすくなります。営業品質についても改善ポイントが把握できるようになり、営業品質の高度化にもつながるでしょう。
経営陣から見ると、予実管理の精度を高められるという点もメリットです。受注や売り上げの予測といった今後の見通しを立てやすくなることで、事業の運営にとって重要な業績予想の精度を高められます。早期に正確な業績予想の情報を把握することで、正しい経営判断ができるようになり、今後の方針を立てやすくなるでしょう。
エクセルで営業の案件管理をする特徴や方法 |
案件管理に活用できるツールには、専用システムやエクセル、Webデータベースなどがあります。ここからは、エクセルで営業の案件管理をする際の特徴や方法をチェックしていきましょう。エクセルでおこなう案件管理のデメリットについてもあわせて解説します。
案件管理を今すぐに始めたい場合には、すでに多くの企業で使われているエクセルを利用すると手軽です。エクセルで案件管理できる内容には、以下が挙げられます。
＜目標管理＞
目標と実際の売上を比較し、分析する。
＜行動管理＞
営業社員の一日の動きを管理する。案件の進捗状況の記載もおこなう。
＜販売管理＞
顧客管理表や売上管理表などを用いて、顧客ごとに売上の実績を分析する。
エクセルで案件管理する場合には、無料で使えるテンプレートなどを活用できます。案件管理する際は、管理のポイントを周知徹底することが重要です。
はじめに分析する内容を明確にして、入力する際のルールを決めたうえで、あとから閲覧したときにもひと目ですぐにわかる状態になっているようにしましょう。管理する内容には、案件No.や営業担当部署、担当者、顧客名、営業対応履歴などがあります。
案件管理をエクセルでおこなう場合には、デメリットがあることに注意が必要です。エクセルでおこなう案件管理ではファイル数が多くなりがちなため、どのファイルに最新情報があるのかがわかりにくくなります。スマートフォンなどでの閲覧や編集がしにくいため、外出先で使いづらいです。
また、せっかく入力したデータの保存し忘れが起こりやすい、ほかの人たちと共同で編集しづらいという問題点もあります。
営業の案件管理をする際のおすすめツール |
案件管理をエクセルでおこなう場合、いつもと同じツールを使えることはメリットですが、専用ツールではないため使いづらさや機能面の限界があることに注意が必要です。営業の案件管理をする際には、案件管理のメリットをしっかりと享受できるように専用ツールの活用をおすすめします。
営業の案件管理におすすめのツールは、SFAやCRMです。それぞれのツールについて、特徴をチェックしていきましょう。
SFAとは「Sales Force Automation」を省略した言葉で、営業活動を支援する専用ツールのことです。営業支援システムとも呼ばれており、営業活動に関連する商談履歴や進捗状況、商談に必要な資料などの情報を一元管理できます。営業部門内の情報共有に有効なツールで、営業担当者の属人化対策や営業活動の効率化が可能です。
ツール自体の機能は、実際にどのようなものを使うかによって異なります。だいたいのSFAツールについていることが多い機能は、案件管理や予実管理の機能、営業プロセス管理、営業日報作成、商談フロー管理の機能などです。また、スマートフォンやタブレットなどからの入力や閲覧に対応しているケースが多いという特徴もあります。取引先に向かう途中の空き時間に今までの履歴をチェックしたり、終わったばかりの商談の内容をまとめたりと便利に活用可能です。
CRMとは「Customer Relationship Management」を省略した言葉で、こちらも営業に関する情報をまとめる専用ツールです。顧客関係管理とも呼ばれているほど顧客情報の管理に特化していて、アンケートや購買履歴のデータなどを一元管理します。
CRMツールの基本機能は、顧客情報の管理、マーケティング施策に関する機能、顧客満足度施策に関する機能です。顧客情報は必要に応じてグループ分けや属性を付与したうえで管理し、今後データを活用する際に使いやすい状態にしておきます。
マーケティング施策に関する機能では、顧客の属性ごとのメール配信などが可能です。顧客満足度施策に関する機能では、アンケートフォームや契約の記録、顧客とのやり取りのログ管理など、今後の戦略を立てる際に役立つデータの管理や情報収集ができます。
これらの機能によって、顧客に応じた適切なフォローやリテンションの最適化が可能です。適切なフォローなどができるようになることで、顧客との信頼関係を構築して、リピート率や顧客満足度の向上につなげられるでしょう。
また、CRMは営業以外にもさまざまな部署でそのデータを活用できるというメリットがあります。
営業の案件管理にあうツールにはSFAとCRMの2つがあるため、どちらのツールにするか迷うことでしょう。顧客ベースで案件管理する場合にはCRMを、営業支援の視点から案件管理する場合にはSFAを使うのがおすすめです。
ただし、どちらにするのかを決めなくても、どちらともを連携させることがよくあります。また、ツールによってはそれぞれの特徴を持っているものもあります。
安価なものから高額なものまでありますが、せっかく導入しても現場でうまく活用できないケースもあるため注意が必要です。実際に活用できなくて効果がないといったことに陥らないよう、備わっている機能などを確認してから選択するといいでしょう。
SFAやCRMなどの案件管理システムを活用すると、案件の進捗状況が把握しやすいこと、情報共有がリアルタイムにできることなどのメリットがあります。さらに、案件情報を昔の分までしっかりまとめた状態で残せること、移動中にも簡単に入力できること、スケジュールと案件情報との紐づけが簡単なことなども、SFAやCRMをおすすめするポイントです。
まとめ |
営業の案件管理によって商談の進捗状況が周りからも把握しやすい状態になると、上司などから適切なフォローを受けられるようになり、営業活動が効率化します。案件管理をする目的やメリットは、大きく分けると以下のとおりです。
案件管理はエクセルでできなくはないですが、やはり案件管理がしやすいツールを活用したほうがさまざまなメリットがあります。ツールごとにできる機能などを確認して、自社にあったツールを取り入れましょう。
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