業務を標準化できるマニュアルがうまく機能していないと悩む方も多いでしょう。時間をかけて作成したマニュアルでも、有効的に活用できないと良い効果は得られません。そこで本記事では、マニュアル管理のメリットやおすすめツールの選定ポイントについて紹介します。
目次
マニュアル管理で得られるメリットは？ |
業務に関する手順や規定をまとめたマニュアルは、業務の標準化に欠かせない文書です。マニュアルを正しく管理すれば、期待以上の効果を得られることもあります。しかし、具体的にどのようなメリットを得られるかが分からない方もいるはずです。
マニュアル管理のメリットには、次のようなことが挙げられます。
それぞれのメリットを確認しましょう。
1.業務が可視化される
マニュアルを適切に管理することにより、業務の可視化を実現できます。たとえば紙にまとめたマニュアルの場合、作者ごとに内容や書き方にばらつきが出ることも多いです。マニュアルには業務を可視化して標準化を図るという目的があるため、未経験者が理解できないのは良くありません。
マニュアルを管理すればブラッシュアップができ、未経験者でもすぐに理解できる内容に仕上げられます。マニュアル管理ツールのテンプレートを活用すればマニュアルの品質がばらつく心配もないため、業務内容の解釈に齟齬が生じる心配もありません。
2.社内の情報伝達がスムーズになる
マニュアル管理ツールを導入すれば、社内での情報伝達がスムーズになるメリットが得られます。紙のマニュアルの場合、社内で共有するときには印刷して配布しなければいけません。社員全員に共有したい場合には、社員数分だけ印刷費用がかかります。
マニュアルを改訂した場合には、再度印刷して配り直さなければいけません。マニュアルを電子化できる管理ツールを導入すれば、社員数分を印刷する必要がなく社内に共有できます。マニュアル共有にかかるストレスを大幅に削減できるため、情報伝達をスムーズにおこなえるでしょう。
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3.社員の退社時にも対応できる
マニュアルを適切に管理できれば、社員の退社時にも柔軟に対応できます。マニュアルがないか、あるいはマニュアル管理が不適切な場合には、社員が退職したときに業務の引き継ぎがうまくいかず、全体の業務に支障を生じる場合があることも珍しくありません。
マニュアルを適切に管理し、誰が見ても業務を理解できる状態にしておけば、未経験者でも手順に従って業務を遂行できます。業務の核となっていた社員が退職したとしても、現場が混乱することはありません。転職市場が活発化している現代においては、社員が退職するといった状況を想定してマニュアル管理することが大切です。
4.業務の質が安定する
経験豊富な担当者がマニュアルを作成すると、手順に漏れが出てくることがあります。抜け漏れが出るのは「理解していて当たり前」といった観点からマニュアルを作成してしまうからです。しかしマニュアルは、未経験者でも理解できるように業務の手順ややり方をまとめなければいけません。
マニュアルを管理すれば抜け漏れがなくなり、誰が業務を担当しても同じ品質を維持できます。たとえ経験豊富な担当者が離職したとしても、ほかの社員が同じ品質で業務を続けられるため、顧客離れや生産性の低下を避けられるメリットもあるでしょう。
5.属人化を防げる
マニュアルを管理できれば、属人化を防げるのもメリットです。属人化とは特定社員しか業務内容や手順を理解しておらず、業務がブラックボックス化している状態のことを指します。特定の社員しか分からない業務が発生すると、その社員が不在のときに誰も対応できず仕事に影響が出てしまうのです。
社内の問題で留まれば問題ありませんが、業務に遅延が出ると顧客に迷惑をかけてしまいます。マニュアルを適切に管理しておけば、特定の社員しか業務内容が分からないといった属人化を防げるのです。また社員が離職した場合でも、業務のノウハウや業務内容は企業には残るため人材育成に役立ちます。
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業務の属人化を解消させる方法は？改善するメリットやおすすめの対処法を紹介
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マニュアル管理や業務の可視化を徹底したいのならば、マニュアル管理ができるITツールの導入を検討することがおすすめです。ITツールを導入すれば、マニュアルの作成や改訂、共有がより簡単におこなえます。
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マニュアル管理のデメリット |
品質を維持できたり属人化を防いだりなど、マニュアル管理には多くのメリットがあります。しかし、マニュアル管理を実施するにあたってデメリットがあることも事実です。マニュアル管理のデメリットには、次のようなことが考えられます。
それぞれのデメリットを確認しましょう。
マニュアルを管理することで、業務の融通が効きにくくなるデメリットがあります。マニュアルは業務の品質維持や属人化対策に役立ちますが、重要視し過ぎるとマニュアルに記載されているとおりにしか行動できなくなるでしょう。マニュアルに記載されていない予期せぬ問題が起きたときに、柔軟に対応できなくなる社員が増える可能性があるのです。
マニュアルを作成して社内で共有すると、社員の中にはマニュアルに記載されている業務範囲だけを遂行すれば良いと解釈する方もいます。このような状態ではマニュアルに沿うことが目的になるため、社員の自発的な行動が抑制されてしまいます。社員の仕事への意欲が低下する要因にもなるため、自発的な行動を促すための工夫が必要になるでしょう。
業務内容や手順をまとめたマニュアルは、簡単に作成できるものではありません。業務内容を洗い出して、マニュアルがあれば未経験者でも問題なく業務をおこなえるように記載することが必要です。
しかし担当者が通常業務と並行してマニュアルを作成しようとすると、どうしても時間がかかります。いかに担当者の業務負担を減らしながら、理解しやすいマニュアルを作成できるかを考えることが必要です。
マニュアルを管理する際のポイント3つ |
マニュアルは、ポイントをおさえて管理することが大切です。しかし、どのようにマニュアルを管理すればいいかが分からない方もいるでしょう。
マニュアルを管理する際のポイントは、次のとおりです。
それぞれのポイントを確認しましょう。
未経験者でも理解できるマニュアルを作成するには、実際に使用した社員の意見を吸い上げて取り入れることも大切です。担当者では気づかなかった点が浮き彫りになるため、その点を改善すればより活用しやすいマニュアルを作成できます。マニュアルに関する利用者の意見を吸い上げるには、定期的なアンケートや口頭での質問が有効です。
未経験者が理解しやすいマニュアルを作成する場合、文字だけではなく図や表、イラストを効果的に使用するのがおすすめです。手順を説明したい場合には、動画を作成するのもいいでしょう。ただし、マニュアルは通常業務と並行して作成しなければいけないことも多いです。はじめから完璧を求めず、テスト運用して様子を見ながら改善を図りましょう。
より簡単にマニュアル管理したいのならば、ITツールを積極的に活用するのがおすすめです。マニュアルのテンプレートが搭載されていたり活用を社員に促せたりなど、さまざまなマニュアル管理ツールが存在します。また会社のパソコンからだけではなく、スマホから閲覧できるマニュアル管理ツールもあるため、在宅勤務の導入を進める企業にも適しているでしょう。
マニュアルを管理するツールの選定ポイント |
効率的に作成して運用できるマニュアル管理ツールは、数多く提供されています。しかし、それぞれ料金体系や搭載機能、サポート体制が異なるため、自社に適したツールを選ぶことが大切です。
マニュアル管理ツールの選定ポイントには、次のようなものが挙げられます。
それぞれのポイントを確認しましょう。
1.ITリテラシーがなくても使用できるか
マニュアル管理ツールを選ぶときは、ITリテラシーがなくても問題なく使用できるかどうかを確認しましょう。便利なツールでもあっても、社員が使いこなせなければ意味がありません。紙のマニュアル作成に慣れた社員の場合、ITリテラシーが必要なツールを選んでしまうと使いづらいと感じることも多いです。マニュアルの管理者や作成者が直感的に操作できるツールを選ぶと、ストレスなくツールを利用できるでしょう。
2.カスタマーサポートが充実しているか
マニュアル管理ツールのなかには、導入前に使い方を教えてくれたり、電話やメールで問い合わせができたりなど、サポート体制が充実しているものも多いです。疑問や不安なことがってもすぐに質問できるため、安心してマニュアル管理ツールを使用できます。しかしマニュアル管理ツールによってサポート内容は異なるため、しっかりと比較検討することがおすすめです。
マニュアル管理ツールを選ぶときは、段階的に導入できるかどうかを確認しましょう。たとえば、部門単位でマニュアル管理ツールを試験的に導入し、社内やチームの状況を確認します。部門単位で問題ないことを確認してから本格的に導入する流れにすると、失敗するリスクを軽減できるはずです。無料トライアルを提供するツールも多いため、費用を抑えて始められます。
まとめ |
業務に関する手順や規定をまとめたマニュアルは、業務を可視化できたり業務の質が安定したりなど多くのメリットがあります。近年はマニュアル管理ツールも多く存在するため、より簡単に作成や改訂、管理ができるようになりました。業務効率の改善も図れるため、ITツールをうまく活用してマニュアル管理をおこないましょう。