採用管理をする際に、そのデータをエクセルでまとめたり分析したりする方法があります。今回は、採用管理をエクセルで実施する方法を紹介します。また、エクセルで行うメリットやデメリット、それ以外のツールの特徴などを解説するため、ぜひ参考にしてください。
目次
採用管理をエクセルで行う手法は？ |
紙ベースで採用管理を行っていると、採用データが蓄積したときの管理が難しいでしょう。エクセルで管理する場合にはデメリットもありますが、手軽に実施しやすいことなどがメリットです。採用管理をエクセルで実施する方法には、テンプレートを使用する方法とオリジナルの管理表を作る方法があります。
またエクセルではなく、ほかのツールを活用して効率的に管理する方法もおすすめです。それぞれの手法について、詳しくチェックしていきましょう。
1.テンプレートを使用する
エクセルで採用管理を行うことを目的として、すでに用意されているテンプレートがあるため、それを活用できます。WEB上にはさまざまなテンプレートが用意されていて、無料で使えるものもあるため、手軽に取り入れられる方法です。
一から作成しなくてもエクセルで採用管理できるようになって手間を省けることや、すぐに使えることがメリットだといえます。採用管理がスムーズにできるように、自社にぴったりで使いやすいテンプレートを探しましょう。
2.オリジナルの管理表を作る
エクセルを使ってオリジナルの管理表を作る手法もあります。社内で作ることで自社のニーズに合った管理表が使えるようになるため、エクセルで管理する場合にはオリジナルの管理表を作る手法が一般的です。
オリジナルの管理表を作る際に注意すべき点は、とくに重要性の高い情報をピックアップすることでしょう。多くの情報を入れるとたくさんスクロールをしなければならなくなるため、とくに必要な情報のみを管理するようにしてください。
3.ツールを活用して効率的に管理する
エクセルを使っても採用管理は可能ですが、その場合にはどのファイルが今回使いたいファイルなのかがわかりにくくなります。対応するファイルを探し出して開くのが面倒であったり、見やすく管理するために手間がかかったりしてしまうものです。そのため、効率化や業務プロセス改善のためには、エクセルではなく採用管理にぴったりのツールを活用して、効率的に管理する方法を取り入れると良いでしょう。
バックオフィスの業務を見直すポイントなどについてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
バックオフィスの業務改善とは？メリットや見直すポイントと改善策
エクセルでの採用管理が困難な場合はmonday.comの利用がおすすめ |
エクセルでの採用管理が困難な場合や、さらに効率的に管理して業務プロセス改善につなげたい場合には、monday.comの利用をおすすめします。
monday.comはほかのツールと比べても多機能なうえに、必要な要素を自由に組み合わせてさまざまなワークフローを数分で構築できる便利なシステムです。mondayであれば簡単にガントチャートが使える機能があり、採用管理のためにまとめた情報をわかりやすい状態で見える化できます。また、ヘルプデスクとしての作業は、チケット管理機能を活用することで効率化可能です。
なお、採用管理はプロジェクトのスムーズな進行にも重要なポイントです。『monday.com』はプロジェクトマネジメントツールとしてアワードを受賞しています。詳細はこちらの記事を参考にしてください。
採用管理をエクセルで行うメリット |
採用管理をエクセルで行うメリットは、以下のとおりです。
このほかにも、項目のカスタマイズが自由にできることなどのメリットがあります。エクセルで採用管理する場合には、一から自社にあわせたものを作り上げたり、それをまた使いやすい状態に変更したりといったことが好みでできるため、自由度が高くてカスタマイズしやすいのです。
それでは、それぞれのメリットについて詳しくチェックしていきましょう。
応募者を一覧で確認できることは、採用管理をエクセルで行うメリットです。紙媒体での管理を行っていると、応募者から渡された履歴書や職務経歴書を1人ずつチェックしていくことになりかねませんが、エクセルの管理であればデータをまとめて一覧になっている状態で確認できます。
エクセルを使って表を作るだけではなく、計算式や関数を挿入したりグラフを作成したりすると、さらに見やすい状態で管理可能です。採用管理のファイルを見やすい状態で確認できるようにするためには、これらの操作ができる知識が必要になるでしょう。しかし、すでにエクセルを導入している会社で日常的に操作しているようであれば、基本的な操作方法は身に付いていると考えられます。
たとえば、入力したデータから簡単に棒グラフや円グラフなどのグラフを作成すれば、情報の見える化が可能です。
採用管理をエクセルで行うと、コストを抑えて管理できるというメリットもあります。エクセルは採用管理をする以外でも、書類を作成したりデータを分析したりするためにすでに導入している企業が多いツールです。すでにパソコンのなかにOfficeのソフトがインストールしてあって使えるようになった状態であれば、とくに導入費用や月額使用料などの追加コストがかかることはありません。
もしもOfficeのソフトがインストールしていない場合であっても、比較的安く導入が可能でしょう。多くの人が使い慣れているソフトであるため、基本的な操作に関する講習を実施する必要がなく、その分の人的コストもかかりません。
分析がしやすくなることも、エクセルを使って採用管理することによるメリットのひとつです。まとめたデータをグラフに変更することで、情報だけが載っているデータよりもどのような状態なのかがわかりやすくなり、採用活動を振り返る際にスムーズに実施できます。
エクセルを使った場合には、関数やフィルターの活用によってさらに分析しやすくできる点も魅力的です。分析をおこなうのであれば、求人媒体の情報を入れる欄も採用管理表に作っておきましょう。応募経路による応募数や採用数、採用率の違いを集計できるようになります。さらに、求人媒体やそのときの求人ごとの費用を含めてデータを残しておけば、コストパフォーマンスについてもチェック可能です。
このように、エクセルのグラフ機能や関数、フィルターなどを活用した場合には、集めた情報を効果的に分析できます。うまく活用できたならば、たくさんある求人媒体のうちで効果が高くてコストが抑えられるような自社にあっている媒体はどれなのかがわかり、効率の良い採用活動ができるようになるでしょう。
採用管理をエクセルで行うデメリット |
このように、採用管理をエクセルで行うことにはさまざまなメリットがあります。しかしデメリットもあるため、メリットとデメリットの両面を理解したうえで、どうすればいいのかを判断すると良いでしょう。
採用管理をエクセルで行うデメリットは、以下のとおりです。
また、進捗の度合いをひとつずつ塗りつぶすなど、見やすくひと目で理解しやすい状態にするためには手間がかかります。さらに、閲覧権限の設定が必要になるうえに細かい権限設定ができないこと、セキュリティの不安があることもデメリットです。それぞれ詳しくチェックしていきましょう。
採用管理をエクセルで行うと、共同での編集が難しいというデメリットがあります。同時に編集できないため、ほかの人が行っている編集作業が終わらない限り、編集したくてもできない状態が続くのです。とくに複数人で同じファイルを使って編集を行う場合には、思ったように編集できないことを不便に感じやすいでしょう。
また、編集できずに待っていなければいけない時間がある分、情報をリアルタイムに共有できないというデメリットもあります。
保存するデータ量が多くなるほど、作業効率が悪くなる点もデメリットのひとつです。ファイルを開く際にデータを読み込むための時間が長くなってしまったり、関数を使った際にデータを返すのがスムーズにできなかったりなど、動作に影響が出てきてスムーズな作業ができなくなってしまいます。これでは作業効率が悪い分、その作業に必要となる人的コストが高くなってしまうでしょう。
関数を覚える必要があることもデメリットです。先述のとおり、エクセルのグラフ機能や関数、フィルターなどを活用した場合には、集めた情報が見やすくなって効果的に分析できます。しかし、このような効果を得るためには、データを入力するだけではなく、エクセルの関数や編集に関するさまざまな知識が必要となるのです。
必要に応じて適切な関数を組む手間がかかるうえに、ニーズにあわせて必要となる関数の種類や使い方を知っていなければ、情報を探して学習しなければならないため時間と手間がかかります。
また、ガントチャートを使って情報を把握しやすくしたい場合にエクセルを活用する方法がありますが、エクセルでのガントチャートの設定はかなりの時間が必要です。テンプレートもあるものの、自社のニーズにあわせるためには調整をしなければならないため手間がかかります。
先述のとおり、エクセルには共同での編集が難しいというデメリットがあります。ほかの人が情報を更新している時間は編集できずに待っていることになるため、その作業を後回しにしてほかの作業をすることで更新を忘れてしまう可能性があり、更新漏れが起きやすい点にも注意が必要です。
さらに、複数人で同時にファイルを編集してしまった場合にはそれぞれでファイルが作成されてしまい、複数の同名のファイルが存在する状態になってしまいます。同名のファイルが複数になってしまうと、どちらが最新データかわからなくなってしまううえに、もう一方のファイルを作成した際に編集した更新内容が反映されません。忘れずに更新したにもかかわらず、情報が確認できない状態になりかねないのです。
入力の誤りが発生するリスクがあることも、エクセルでの採用管理のデメリットです。エクセルで管理していると、入力するセルを間違えてしまったり、設定されていた数式を消してしまったりして、正しい内容が表示されなくなってしまいやすいといわれています。
また、編集作業中にすでに入力済みのデータを消してしまうケースもあるなど、ヒューマンエラーが起きやすいため注意が必要です。さらに、関数の使い方を間違えるケースやほかのスタッフが作成したマクロを使いこなせないケースもあります。
エクセル以外の採用管理ツールの特徴 |
最後に、エクセル以外で採用管理をおこなう場合についてもチェックしていきましょう。採用管理ツールの特徴は、以下のとおりです。
採用管理に向いたツールを活用した場合には、このようにエクセルでは難しかったことができるようになります。それでは、採用管理ツールの特徴を詳しくチェックしていきましょう。
1.現状の進行具合やタスクを簡単に把握できる
採用管理に向いたツールを活用すれば、現状の進行具合やタスクを簡単に把握可能です。採用の経緯や人材の傾向といったような必要な情報をデータ分析する機能があるため、関数などを使いこなせなくても自動で計算や分析ができ、現状の把握がしやすくなります。エクセルで関数などを使った場合には、計算の誤りによって分析がうまくいかない可能性がありますが、採用管理に向いたツールであればそのリスクもありません。
2.リアルタイムな情報をツール内で共有できる
リアルタイムで情報を共有できることも、採用管理に向いたツールの特徴です。採用管理に向いたツールであれば同時に編集できるため、エクセルでの操作と違って作業を後回しにすることでの更新漏れや、最新情報の共有がしにくいといったリスクがありません。
更新でラグが発生することがなく、複数人で利用していてもいつでもリアルタイムに情報を共有できます。採用データの保管場所の一元化にも有効です。
採用管理に向いたツールであれば、データ量が増えても快適に操作できます。先述のとおり、エクセルでは保存するデータ量が多くなるほど作業効率が悪くなるため、たくさんデータが集まった場合の管理は難しくなるものです。
採用管理に向いたツールであれば、その問題点を解決してスムーズに作業を行なえます。ただし、操作のスピード感はサーバーなどの状態が影響する可能性があるでしょう。
まとめ |
採用管理を行う際にエクセルを活用する方法があります。採用管理をエクセルで実施する方法は、以下のとおりです。
エクセルで管理する場合にはメリットもデメリットもあるため、それぞれを理解したうえで検討すると良いでしょう。
採用管理はエクセルでできなくはないですが、やはり案件管理がしやすいツールを活用したほうがさまざまなメリットを得られます。ツールごとにできる機能などを確認して、自社にあったツールを取り入れましょう。
mondayであれば簡単にガントチャートが使え、採用管理のためにまとめた情報をわかりやすい状態で見える化できます。またヘルプデスクとしての作業は、チケット管理機能の活用によって効率化が可能です。
採用管理はプロジェクトのスムーズな進行にも重要です。世界10万社以上で選ばれているmonday.comは、業界や職種を問わず、最適なプロジェクト管理を可能にします。まずは無料トライアルからお試しください。