作業工程表とはプロジェクトを管理するための計画表のことです。作成・活用することで進捗状況がわかりやすくなり、スケジュール管理がスムーズになるでしょう。
今回は、そんな作業工程表について詳しく解説します。メリットや5種類の書き方、既存のテンプレートを利用する方法、便利にできるツールを紹介するため、是非参考にしてください。
作業工程表とは、作業する工程や納品に向けた計画を記した表のことを指します。プロジェクトの進捗状況をスムーズに管理するために、欠かすことのできない計画表であり、作業工程表は様々な場面で使われているものです。代表的なものとして建築工事の作業工程表が挙げられます。
作られている作業工程表の種類には、全体工程表や総合工程表、細部工程表、月間工程表、週間工程表などがあります。これらの作成により、作業の各工程が把握しやすくなるのです。スムーズにプロジェクト管理ができるよう、作業工程表を作っておきましょう。
作業工程表を作成することで得られるメリットには、以下の4つがあります。
1.役割分担が明確にできること
2.タスク同士の関連性がわかりやすくなること
3.作業の進捗状況がわかりやすくなること
4.タスクごとの納期を意識できること
これらのメリットは、作業の効率化による納期短縮や人件費などのコスト削減につながります。もちろん、納期の厳守に役立つことは言うまでもありません。それぞれの内容について、詳しくチェックしていきましょう。
作業工程表を作る1つ目のメリットは、役割分担が明確になることです。表になっていることで、誰がどのような仕事をするのかが一目でわかります。
作業工程表を作る過程の中でタスクの担当者が決まるため、プロジェクトの進行中になんらかのトラブルが起こった場合でも担当者がはっきりします。問い合わせ先がすぐにわかり、状況の確認や原因の特定が容易です。
スムーズな対応が可能になるため、作業分担をはっきりできることは大きなメリットだといえます。
作業工程表を作る2つ目のメリットは、タスク同士の関連性がわかりやすいことです。作業工程表の作成によって情報が整理できるため、どのタスクが何に関係しているか把握しやすくなります。
それにより、作業を終わらせないと他の作業の進行が止まるような親子関係のタスクや、同時進行で進められるタスクが理解しやすくなり、作業効率の向上が可能です。万が一トラブルがあった場合も、その影響がどのタスクにおよぶかがわかるため対策がスムーズになります。
作業工程表を作る3つ目のメリットは、作業の進捗状況がわかることです。リアルタイムの状況をもとにプロジェクトの目的が達成できそうな時期が随時予測できます。クライアントへも的確な中間報告が可能になるため、信頼関係の構築に役立つでしょう。
リアルタイムで作業ごとの進捗状況を把握できると「今どこの作業が遅れているか」が理解しやすくなります。スタッフへの的確なフォローができるようになり、仕事がスムーズです。進捗状況を確認し、スムーズなプロジェクト管理に役立てましょう。
作業工程表を作る4つ目のメリットは、タスクごとの納期を意識できることです。タスクごとの納期を把握しやすくすることで担当者が納期を意識するようになるため、プロジェクトの進行がスムーズになるでしょう。
また、作業工程表の共有方法によっては各自で入力できるので、進捗状況をリアルタイムに反映することも可能です。入力の都度タスクの納期が目に入ることで納期を意識できるだけでなく、今なにをすべきなのかを考えながら作業するようになるでしょう。
作業工程表の5つの種類と特徴 |
作業工程表の様式には、大きく分けると以下の5つの種類があります。
1.バーチャート工程表
2.ガントチャート工程表
3.グラフ式工程表・曲線式工程表
4.ネットワーク工程表
5.工程管理曲線
なお、1と2は似た様式や特徴がある工程表です。これらの作業工程表の種類について、それぞれの特徴をチェックしていきましょう。
バーチャート工程表は記入する内容が少なく、初めて作る人でも簡単に作れるため、5つの種類の中でも一般的とされています。縦軸に作業項目、横軸に日にちを記入するだけで作成が可能です。
バーチャート工程表は少ない手間で作成できひと目でスケジュールが把握しやすいのですが、各タスク間の関連性はわかりにくいという特徴があります。とはいえ、記入する項目が少なく簡単なため、多くの人に選ばれている作業工程表です。
ガントチャート工程表はバーチャート工程表とほとんど同じ特徴を持っています。その違いは、横軸の記載が日にちではなく進捗率になることです。
バーチャート工程表と同様、工数と各タスク間の関連が把握しづらくなっています。反面作成が簡単で作業工程の進捗状況が確認しやすいため、重視するポイントにあわせて使い分けましょう。
グラフ式工程表と曲線式工程表は呼び方が違うだけで同じものです。縦軸が進捗、横軸が日にち、曲線が進捗状況を表しています。
グラフ式工程表の特徴は、タスク1つひとつの進捗状況や作業間の関連性がわかるので、どの作業の遅れがどの作業に影響するのかを把握しやすいことです。ただし、作成方法がやや複雑なため、慣れるまでは作成に戸惑う人もいるでしょう。
ネットワーク工程表は、タスクごとの工数とタスク間の関連性について〇や矢印を使って示す工程表です。図解することで工程の流れが理解しやすくなるため、大きなプロジェクトや工数が多いケースでの工程管理で使われています。
ネットワーク工程表の特徴は、「どこから着手したら効率的か」「同時に始められるものはあるか」といったタスク同士の関連性や流れが把握しやすいことでしょう。ただし、作成方法が複雑なうえ、作業の進捗が確認しづらい部分もあります。作成に手間はかかるものの、情報を整理しておきたいときに向いているといえます。
工程管理曲線は、スケジュール管理がしやすいことが特徴です。工程管理曲線は、縦軸に進捗率を横軸に日付を書き作成します。上方と下方にそれぞれ許容限界曲線を記載しているため、作業の進み具合が許容範囲内かすぐに確認できる仕組みです。
どれだけ作業が遅れているかなどの把握が容易なため、全体的な進捗情報を把握したいケースに向いています。しかし、細かな内容は書かれておらず、各タスクの進捗は把握しづらいため、1つひとつの作業状況ではなく、全体を確認したいときに用いるとよいでしょう。
作業工程表の作成におすすめのツール |
作業工程表の作成におすすめのツールは、以下のとおりです。
・手軽に利用できるGoogleスプレッドシートとExcel
・カスタマイズ性が高く、多機能な『monday.com』
GoogleスプレッドシートとExcelは、両方とも表計算ができるツールです。多くの人に使われている身近なツールでもあり、比較的容易に作業工程表が作れます。一方、monday.comは作業工程表としての機能がより充実しており、カスタマイズも可能なので便利です。
それぞれのツールをチェックしていきましょう。
作業工程表を手軽に作成したいのであれば、GoogleスプレッドシートやExcelで始めてみましょう。
GoogleスプレッドシートはGoogleアカウントを作成すれば誰でも利用できます。また、Excelは既存の利用者数が多くコスト面でも比較的安価のため、導入のハードルが低いです。そのため、GoogleスプレッドシートとExcelのどちらを選んでも手軽に利用できます。
デメリットは作業工程表専用として作られたアプリに比べて機能が少ないことです。Excelなどは元々表計算用のツールです。専用アプリは作業工程表のために作られたツールのため使いやすくなっていますが、Excelなどは自分で工夫をする必要があります。
Excelで作成する際は、テンプレートを利用することも可能です。Googleスプレッドシートなら、用意されているアドオンを使うといいでしょう。
作業工程表を用いるメリットをビジネスで活用したいなら、monday.comの利用がおすすめです。
GoogleスプレッドシートやExcelでは手軽に作業工程表を作れるものの、機能が充実した専用ツールを用いた方が効率的に進捗状況を管理できます。特に、大きな規模のプロジェクトは複雑なタスク管理が必要なため、わかりにくくなることもあるでしょう。
monday.comなら各タスクの残り日程や、担当する作業の量もスタッフごとに見える化できるため、現場の進捗管理に役立ちます。monday.comを利用して複数人が現在の進捗状況を確認できるようにしましょう。
| まとめ |
今回は、作業工程表について詳しく解説しました。作業工程表には役割分担が明確になることや作業の進捗状況の確認がスムーズなことなど、さまざまなメリットがあります。
それらのメリットを存分に発揮させたいのであれば、カスタマイズの自由度が高くて多機能なmonday.comがおすすめです。是非、monday.comで作業工程表の利用をしましょう。