monday.comでお客様からの問い合わせを楽々整理!

お客様からの問い合わせをメールで管理していませんか?

カスタマサクセスチームで働く皆様、いつ・誰宛てに来るか分からない、お客様からの問い合わせをどのように管理されていますか?

「対応漏れや対応の重複が発生してしまった。」
「対応が遅くて、顧客を怒らせてしまった。」
「担当者間の情報の共有ができず、属人化してしまっている。」

こんなお困りごとが発生している場合は、monday.comで解決できます!

問い合わせ管理をmonday.comでするメリット

  1. 問い合わせ窓口を一本化できる
  2. 問い合わせ内容を一元管理できる
  3. 対応漏れ・重複対応などのトラブルを防止できる
  4. 担当者間のやりとりがスムーズになる
  5. 自動返信機能でお客様対応の質を高めることができる

※monday.comとは、ビジュアル的な見やすさ・シンプルな操作性・豊富なカスタマイズ性を兼ね備えた多機能管理ツールです。そのほかの使い方に気になるお客様はこちらをご覧ください。

問い合わせ窓口を一本化

monday.comにはアンケートフォーム作成機能があり、フォームから入力された回答がmonday.com内の問い合わせ管理ボード(ページ)に反映されます。問い合わせ管理ボードでは、問い合わせに対して担当者や回答期限などを設定できるので、手動で問い合わせ内容を入力する必要が無くなります。

文章だけではわかりづらいので、実践してみましょう。

まずは、以下のアンケートをご記入ください。

すると、回答した結果はリアルタイムでボードに反映されます!
https://view.monday.com/345444021-9fb0b8c623adb413648eb85f17dc0cc7

アンケートフォーム作成機能は簡単に独自の問い合わせフォームを作成することができます。もっと知りたい方はこちらをご覧ください。

問い合わせ内容の一元管理

monday.comで問い合わせを管理すると、顧客の氏名、住所、メールアドレス、問い合わせ内容などの情報を一覧化できます。

さらに履歴検索も簡単にできますので、同じような問い合わせがあった際に検索して、過去の事例を参照することもできます。

対応漏れ・重複対応などのトラブルの防止

既に対応済みなのにもう一度対応したり、忙しくて対応を忘れていたりする場合、信頼度の低下やクレームに繋がります。monday.comを導入することで、問い合わせが担当者にすぐに割り振られるようになり、スピーディーに対応できます。

また、対応期限が迫っている問い合わせに対しては、対応者にメールでリマインダーを送れます。
※新しい問い合わせを受信した時、回答期限を過ぎた時など、様々な状況でリマインダーを設定できます。

担当者間のやりとりをスムーズ化

monday.comの「チャット機能」と「情報ボックス機能」を使用すれば、担当者間のやりとりも簡単になります。「14:00の〇〇さんからのメールについて」というチャットは不要になります。

  • チャット機能

問い合わせ1件ごとにチャットが付属しておりますので、チャットツールのように質問が流れてしまう心配がありません。問い合わせに対して他のメンバーから協力してもらいたい場合にも便利です。

例:チャット機能でチームメンバーに意見を求める

  • 情報ボックス機能

チャット機能とは別で、ナレッジの共有(マニュアル/Wikiの保存)に役立つ機能です。アルバイトを含め対応者が複数名がいる場合、問い合わせに対する対応のマニュアル化は必須です。

自動返信機能で顧客対応品質をの向上

monday.comの外部連携機能を使用すれば、自動返信メールを作成できます。自動返信メールを利用して迅速な一次対応を行うことによって顧客からの信頼を強め、顧客満足度アップにつながります。

monday.comはGmailやOutlookなどのメールアプリして、自動的にお客様にメールを送信可能です。

連携できるツール:

自動化の設定方法:
ボードにあるを押せば連携ツールが表示します。該当のツールを選択し、設定を進めてください。


※メールの内容はmonday.com内で編集(お問い合わせフォームの入力文面を自動引用など)することができます。

無料トライアル

今回は問い合わせをmonday.comで管理する方法をご紹介いたしました。その他の機能については日本語マニュアル / 活用事例をご覧ください。気になった方はぜひ、無料トライアルをお試しください。