社内業務のマニュアル化(Wiki)できていますか?

業務マニュアル作成で社内の属人化を防ぎましょう

新入社員・中途社員が入社する度に、口頭で業務を伝えていませんか?
業務マニュアルがいつ更新されたかわからない、そもそも業務マニュアルが各自のパソコンに保管されているという状況ありませんか?
業務の属人化は、作業の品質にばらつきがでたり、退職者がでてしまうとスムーズに引き継げなかったりと業務効率を下げてしまう大きな要因の一つです。

本記事ではタスク管理だけじゃないタスク管理ツールmonday.comを利用して、社内の業務マニュアルを整備する方法をご紹介します。

monday.comとは?

monday.comは業務効率を上げるためのタスク管理ツールです。
従来のタスク管理ツールとは違い、約30種類の項目(担当者や納期等)からご自身の必要な物を組み合わせてタスク管理の画面を作成します。
カスタマイズ性があるので、タスク管理以外にも、業務マニュアル整備にも活用できるのです。

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業務マニュアルテンプレート

画像をクリックで実際のボードを確認できます!※編集はできません。
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monday.comを用いた業務マニュアルの運用例です。
社内業務で必要な「売上入力」や、営業の基本としての「営業ノウハウ」、自社ツールの顧客向け資料など、一目見てどこにどんな資料があるかが把握できるかと思います。

用語説明

ボード:本画面(タスク管理画面)。この場合は「業務マニュアル(営業部)」がボード名となります。
グループ:この場合は「社内業務」「営業事務」等です。
パルス:グループに格納されるタスク。この場合は「売上入力方法」等を意味します。
カラム:項目。この場合は「カテゴリ」「作成者」等を意味します。

チャット機能でコミュニケーション

各パルス(タスク)ごとにチャット機能を用意しておりますので、マニュアルに関する質問があれば、作成者をメンション(@)して質問をすれば答えてくれます。
monday.comを見てから、口頭で聞きに行く、メールで質問するという手間が省けます。

資料を添付

Fileカラム(ファイルを添付できる項目)を利用すれば、資料を添付することができます。
HTMLデータ以外は全てアップロード可能です。
Linkカラム(URLを入力する項目)を利用して、ファイルクラウドのURLを入力すれば、すぐに元データへアクセスする事ができます。

添付方法として、チャット機能のInfo Boxを利用するという方法もございます。
チャットでアップロードすると流れてしますので、Info Boxを利用して保管しましょう。

投票機能でマニュアルのお役立ち度

Voteカラム(投票できる項目)を使って、役に立ったマニュアルには投票してもらいましょう。

━━━私のアップロードした資料、みんなの役に立ってる・・・!

作成者のモチベーションにつながります。

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無料トライアルで業務マニュアルを整備!

社内業務がマニュアル化できていないけど、どういう風に行動したらいいかわからないとお悩みの方、ぜひ無料トライアルを始めてみませんか?
monday@gaprise.comにご連絡頂ければ、Web会議システムを用いて操作説明も可能です。

冒頭でも述べましたがmonday.comはカスタマイズ性に富んだタスク管理ツールです。
社内業務マニュアル管理・タスク管理以外の活用方法もたくさんありますので、下記活用事例よりご覧ください。