オートメーション機能でタスク管理を自動化?

タスク管理ツールもオートメーション化

人口減少により、働き手が減っている日本で、ルーチン業務をロボットで自動化させるRPA(Robotic Process Automation)が普及し始めております。

RPAはパソコンを使用して行う単純な作業を「自動化」して業務効率をあげられる反面、作業で扱うデータ量がそこまで多くない場合はかえって、手間となってしまう事もあります。

RPAを使うほどでもない業務だけれど、もう少し自動化できるはず、というような業務にはmonday.comで自動化をおこないませんか?

  1. RPAについて
  2. RPAツールではないmonday.comで自動化とは
  3. そもそもmonday.comとは
  4. どういった自動化ができるのか
    1. Automations(オートメーション)
    2. Integrations(他ツール連携)
  5. Gmail連携を利用した業務の自動化
    1. カスタマーサポート
    2. 社内での承認業務
  6. RPAを導入するまでもないけど、自動化したい業務はある方へ

RPAとは?

RPAはこれまで人間が行ってきた定型的なパソコン操作をソフトウエアのロボットにより自動化するものです。具体的には、ユーザー・インターフェース上の操作を認識する技術とワークフロー実行を組み合わせ、表計算ソフトやメールソフト、ERP(基幹業務システム)など複数のアプリケーションを使用する業務プロセスをオートメーション化します。 引用元:RPA(働き方改革:業務自動化による生産性向上/総務省

単純作業の「自動化」を行うRPAですが、プログラミングなどの専門的知識も必要ないので導入のハードルが低く、事務作業の多い業界にて多く導入されております。

RPAツールではないmonday.comで自動化とは?

monday.comはRPAツールではありません。そのため、既存のツールとツールを連携させて自動化はできません。
monday.comと他ツール、またはmonday.com内で「自動化」を簡単に実装できるタスク管理ツールです。
タスクの自動化機能があるタスク管理ツールという説明の方が良いかもしれません。

もちろん、シンプルな操作性が強みですので、「自動化」機能に関してもプログラミングなどの専門知識は必要なく、誰でも簡単に設定する事ができます。

タスク管理ツールとして使用できて、さらに自動化もできると便利ですよね。

そもそもmonday.comとは?

従来のタスク管理ツールとは違い、30種類の項目(担当者や納期等)からご自身に必要な物だけを追加し、画面をカスタマイズできるタスク管理ツールとなっています。
上図ですと、右端の×をクリックすると、基本的な7項目が表示され、More Columnsをクリックすると残り23項目を表示可能です。

プロジェクト管理用のテンプレートを紹介しておりますが、話題のOKR管理顧客管理、承認フローなどのバックオフィス業務など様々な活用方法がございます。
詳しくはこちらよりご覧ください。

どういった自動化ができるのか?

2通りの自動化が可能です。

Automations(オートメーション)

monday.com内で自動化する機能です。
こちらで紹介しているのはほんの一例となります。

  • When a status changes to something, assign someone as asignee
  • 状態を表示させる項目が「申請中」になったときに、担当者の項目に「上長」を自動的にアサインするという設定が行えます。

  • When a status changes to something move pulse to group
  • 状態を表示させる項目が「完了」になったときに、自動的に「完了済」グループへ移動するなどの設定が行えます。

Integrations(他ツール連携)

monday.comでは様々なツールとボタン1つで連携可能です。

Gmail連携を利用した業務の自動化

Gmailとの連携例をご紹介します。

  • When an email is received create a pulse in group
  • 指定条件のメールを受信したときに、monday上でタスク化するというような設定ができます。

  • When status changes from something, end an email to someone
  • 状態を表示させる項目が「xxx」になったときに該当者に「xxx」という内容のメールを送るというような設定ができます。

ツールと他ツールを連携させるには開発担当の方にコードを書いていただく必要がありますが、monday.comの場合クリックするだけで簡単に設定できます。

これをどう活用するのでしょうか?

カスタマーサポート

例えばメールで頂いていた質問やリクエストをエクセルファイルやスプレッドシートに転記して、チームで共有という状況ありませんか?
Gmail連携を使用すれば、受信したメールを自動的にmonday.comに取り込み、対応担当者をアサインしたり、さらには対応状況を共有出来たりします。

社内での承認業務

承認システムでのフローの設定方法は複雑です。
上記で紹介したオートメーション機能を使用すると、

  • 依頼者が状態を表示させる項目を「依頼中」に変更したときに上長を自動的にアサインする
  • 状態が「差戻」となったときに依頼者に通知する

といった設定が簡単に行えます。

また、自動化とは関係ありませんが、一般的な承認システムでは差戻しとなった場合、一方的に差戻理由が通知されるだけで、申請者側から疑問がある場合、別でメールや社内チャットでやりとりしているという状況はありませんか?
承認システム内の問題は承認システム上で解決できると、時間や手間が省けます。monday.comでは申請内容ごとのチャットで話し合う事ができます

詳しくは「承認フロー(ワークフロー)ボードを作りましょう」にて紹介しております。

RPAを導入するまでもないけど、自動化したい業務はある方へ

カスタマーサポート用のツールや、承認用業務用ツールなど単体で利用できるツールはありますが、1つにまとめられるツールはほとんど無いかと思います。
RPAツールを導入するまでもないけど、自動化したい業務はある方、ぜひmonday.comを試してみませんか?

Web会議システムによる操作説明はこちらより簡単にご予約頂けます。
その他、質問やお問い合わせはmonday@gaprise.comまでご連絡下さい。

その他活用事例は下記リンクよりご覧ください。