ゲストとボードを共有 “Shareable Board”(シェアラブルボード)

ゲストとボードを共有できる”Shareable Board”とは?

“Shareable Board”とは社外の方(クライアント・外注先等)とプロジェクトの進捗状況を共有できるボードです。

━━━社内の情報(ボード)を閲覧される心配はないのでしょうか?

クライアントをShareable Boardにゲストとして招待した場合、クライアントに対して閲覧・編集権限の設定が可能です。
ゲストは招待されていないボードにはアクセスできないので社内のボードの情報が外部に漏れる心配はありません。

この記事では、社外ユーザー(ゲスト)が出来ること、出来ないことについてご紹介します。

  1. ゲスト(社外ユーザー)が出来ること
  2. ゲストが出来ないこと
  3. ゲストの招待方法

ゲスト(社外ユーザー)が出来ること

  • 招待されたボードに新しいパルス(タスク)の作成
  • Dateカラム(日付の項目)をGoogleやOutlookのカレンダーに同期
  • 招待されたボード内のStatusカラム(状況の項目)の変更
  • パルス(タスク)ごとのチャット・添付ファイルの追加

※編集を制限して、閲覧だけという設定も可能です。

ゲストが出来ないこと

  • 招待された以外のボードの閲覧
  • 招待されたボード以外のものを検索するために検索機能の使用
  • 社内アカウントのアクティビティログの閲覧
  • 新しいボードの作成、他ゲストの招待

“Shareable Board”はスタンダードプランから利用可能です。


※本記事はmonday.com公式サイト”What do my guests see and do on my shareable board?“の翻訳記事です。また原文にはない内容も少々含まれています。

Shareable Boardの作り方

  1. Shareable Boardの作成

  2. クライアントと共有したいボードを作成してから、サイドメニューのボード名上で右クリックします。”Change Board Type”より”Shareable Board”を選択してください。ボード右横に紫のマークが表示されれば、そのボードは”Shareable Board”となっており、クライアントと共有できるようになっております。次に招待する方法をご紹介します。

  3. ゲストの招待

  4. 左側”Add Team members to this board”が社内のメンバーを招待、右側”Add Guest”が社外のゲストを招待するための画面となります。”Add Guest”の画面で、招待するゲストのメールアドレスを入力し、ゲストが招待メールより登録すればボードの共有は可能となります。

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コンサルタント業界やWeb制作業界で働く方、外注先やクライアントとプロジェクトの進捗状況を共有したいという状況が多くあるかと思います。
その場合に、monday.comの”Shareable Board“を利用してみてはいかがでしょうか?
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その他活用事例は下記リンクよりご覧ください。