業務のみえる化|チームの団結力を上げましょう

業務の見える化でチームタスクを効率的に管理

毎日のタスク処理に追われていませんか?
タスク管理を効率的に行うコツは、「タスクをこなす」ではなく、「チームマネジメント」を大切にする事です。
本記事ではmonday.comの「Team Taskテンプレート」を利用して、チームの時間、各社員のモチベーションの管理する方法、マネジメント能力の向上させる方法をご紹介します。

「Team Taskテンプレート」とは?

Team Taskテンプレート」とは、monday.comで用意しているチームでのタスク管理を行うためのテンプレートです。
monday.comに初めてログインすると、テンプレートを選択する画面が開きます。
テンプレート選択画面にて「Team Task」をクリックして下さい。

Team Taskテンプレート」で実現できる項目は以下の通りです。

  • 今週、今後すべきことの明確化
  • 各社員の当事者意識向上
  • 実現可能な計画の作成
  • ナレッジベース(知識共有の場)を作成
  • モチベーションの向上

タスクの担当者を明確にして当事者意識を向上

何をするべきか、担当者は誰かを明確にする事が、タスクに対する当事者意識を向上させるために最も重要です。
monday.comではPersonカラム(担当者をアイコン表示させる項目)を使って担当者の設定ができます。
誰が担当なのかを全員が確認できるようにして、各社員のタスク完了に対するモチベーションを向上させましょう。


イメージは英語となっておりますが、日本語に編集可能です。

予定タスクと実績タスクを把握

こちらのテンプレートでは週ごとでタスクを分けています。
This Week / Next Week となっている箇所は「グループ」と言い、カスタマイズ可能です。
一番上のグループには、今週中に完了するタスクのみを入力しましょう。それ以降のグループを次週のタスク計画に使用しましょう。


イメージは英語となっておりますが、日本語に編集可能です。

タスクの完了=成功体験

ミーティングで成果を確認するのではなく、ボードを見て確認しましょう。
Statusカラム(進捗状況を表示させる項目)がすべて完了(緑色)になっていることを確認して、タスクの完了を皆で祝いましょう。
タスクの完了=成功と称えることで、各社員のタスクに対するモチベーションが向上し、最終的にプロジェクトが成功に導かれます。

  • 週の最後に次週の計画を行いましょう
  • チームが次の月曜日にタスクを確認して作業しやすくなります。


イメージは英語となっておりますが、日本語に編集可能です。

マニュアル不要!シンプルな操作性

mondayは比較的シンプルなので、誰でも簡単に使うことができます。慣れるまでに時間がかからないため、全社的に使いやすいツールです。
ツールを操作するために時間がかかっていると意味がありません。


イメージは英語となっておりますが、日本語に編集可能です。

リアルタイムで知識・情報を共有

ナレッジベース(知識・情報を共有する場)によってファイルの保存場所を見失う事はありません。
検索機能でファイル、URLなどの様々な情報をボード上ですぐに見つけることができます。


イメージは英語となっておりますが、日本語に編集可能です。

社内コミュニケーションも可能

チャットもボード内で行えます。もちろん検索も可能です。
メールの時間やミーティングの時間を削減し、各社員が効率的に働く事ができます。


※本記事はmonday.com公式サイト”Daily task manager“の翻訳記事です。また原文にはない内容も少々含まれています。

まとめ

単なる「タスクの完了」を目的にしていると、モチベーションは下がってしまいます。
monday.comを用いて、楽しくタスク管理を行いませんか?
Statusカラム(進捗状況を表示させる項目)を緑色(完了)に変更する作業は、意外にテンションの上がる仕様となっております。
ぜひ、無料トライアルでタスクを楽しく管理しませんか?

その他活用事例は下記リンクよりご覧ください。