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テレワークの無駄な会議を削減する


目次[非表示]

  1. 1.無駄な会議とは
  2. 2.テレワークは無駄な会議が増えやすい?
  3. 3.無駄な会議の存在による業務への影響
  4. 4.会議を増やさずにオフィスと同等のコミュニケーションを実現
  5. 5.無駄な会議チェックシートのご紹介

無駄な会議とは

パーソル総合研究所の調査によると、社内会議や打ち合わせに費やされる時間は、メンバー層で週に3.1時間(年間平均154.1時間)、部長層では週8.6時間(年間平均434.5時間)となっています。

[引用]パーソル総合研究所・中原淳(2017-8)「長時間労働に関する実態調査(第一回・第二回共通)」

従業員規模が多いほど、部長クラスの会議時間は長いことが確認されていることが確認できます。会議参加者ごとの無駄を感じている割合を見ると、メンバー層で23.3%、上司層で27.5%。上位層の方が、会議に無駄を感じている割合が高いです。

[引用]パーソル総合研究所・中原淳(2017-8)「長時間労働に関する実態調査(第一回・第二回共通)」


同調査では、どのような要因で無駄が発生していると感じるかについても調査をしています。

特に無駄を感じる要因として、以下3点が挙げられました。
・会議が終わっても何も決まっていない
・会議の終了時刻が予定よりも伸びる
・些細な議題で会議が開催される

会議終了後に何も決まっていないという点で見ると、単なる「情報共有を目的にした会議」をしてしまっているのではないでしょうか?

会議の参加者が各々の業務進捗などを共有するだけの会議であれば、わざわざ関係者の時間を割かなくても共有のツールを活用して情報を可視化することで事足ります。もし会議を開催するのであれば、収集した情報を元に何かしらの意思決定や、特定のテーマに関するディスカッションを行う場として設定しましょう。

テレワークは無駄な会議が増えやすい?

2020年は新型コロナウイルスの影響で、急速にテレワークが進みましたが、東京商工会議所の調査によると、テレワークの継続を検討する際の課題として、「社内のコミュニケーション」が上がっています。

[引用]東京商工会議所 中小企業のデジタルシフト推進委員会(2020年11月4日)「テレワークの実施状況に関するアンケート」 調査結果

「社内コミュニケーション」は大きく、同僚との雑談や上司先輩との会話といった人とのつながりの役割を果たすものと、業務における必要な報告/連絡/相談の2つに分けられます。

これらが適切に行われていると、
・プロジェクト全体の進捗を把握することができる
・誰がどの業務を担当しているのか、誰の手が空いているのを把握することができる
・プロジェクト推進のためのコミュニケーションをスムーズに行うことができる
・計画的に業務を推進することができる
・メンバーのマネジメントがしやすくなる
などの効果が期待できます。

テレワーク環境下では、社内でのコミュニケーションを円滑に取りながら、オフィス勤務時と変わらない水準の生産性を維持することが企業の課題になっています。オフィスと変わらないスムーズなコミュニケーションを取る目的で、Web会議ツールを導入した企業も増えました。

しかし、これらの企業では、いままで社内会議が単純にオンライン化したものに加えて、情報共有を目的にした会議が増えているケースもあります。特に業務後者に必要な報告連絡相談関しては、毎回Web会議を設定することで無駄が生じてしまう可能性もあります。

無駄な会議の存在による業務への影響

Web会議でコミュニケーションを取ることは、複数のメンバーを巻き込んだ共同作業を円滑に進めるために優れた施策であると考える方も多いと思います。

しかし、実際には会議を頻繁に開催することは逆効果になっています。

会議が頻繁に開催されることによる普段の業務への影響として、本来業務ができるはずだった時間が圧迫され、業務時間内の生産性が下がることで、長時間労働に繋がることが挙げられます。

日本労働組合総連合会の調査によると、テレワーク移行後、51.5%が通常の勤務時よりも長時間労働になっており、32.4%が深夜の時間帯(午後 10 時~午前 5 時)に仕事をすることがあったと回答しています。

このような長時間労働は、従業員のエンゲージメントにも悪影響を及ぼします。

残業時間が増えるのに従い、従業員のプライベートの時間が圧迫されることで、十分に休息の時間を取ることができず、仕事に対するモチベーションが上がらなくなってしまうという弊害も考えられます。

また、日中はWeb会議で頻繁に作業が中断され、まとまった作業時間を取ることができないことで、自分たちの責任を果たせないと感じると、従業員は責任を放棄する傾向にあるようです。

他にも、意思決定や状況共有のための会議が頻繁に開催されるで、次第に会議なしでは業務を進めることができなくなると、チームとしての業務スピードが鈍化するなどの影響も考えられます。

会議を増やさずにオフィスと同等のコミュニケーションを実現

オフィスでの勤務をしていた時は、物理的に同じ環境での業務を行うことができていたため、ホワイトボードや配布資料による共有、口頭でのコミュニケーションによって目標やプロジェクトなどの進捗をチームで共有することがテレワーク環境に比べて容易でした。

オフラインでの場当たり的なコミュニケーションに頼りきっており、チームでの業務を促進するインフラが整っていないことが、テレワークの課題の原因となります。

そのため、誰がいつどの業務を対応しているのか、どれくらいの進捗状況なのかをリアルタイムで可視化できるインフラがあると、共有のための会議を削減し、効率的に業務進めることが可能になります。


無駄な会議チェックシートのご紹介

ここまでご紹介したように、無駄な会議を開催し続けることで、普段の業務に悪影響が出てしまう可能性があります。

しかし、効率的な会議を開催するためには、具体的にどのようなことに注意していけば良いのでしょうか?

まずは、以下のチェックシートをご活用ください。

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