多くの企業で使用されているエクセルですが、使い方は業種や企業によってさまざまです。エクセルを使いこなすことができれば、業務効率向上にも期待できます。
本記事では、エクセルでできることや覚えておくべき機能の使い方、使いこなすと便利な関数について解説します。
目次
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エクセルでできること |
エクセルには、表計算や文書作成、図表作成といった入力を中心とした機能が搭載されています。セルに入力された情報からグラフ作成やデータベース作成もできるため、分析にも使用できるソフトです。
また、プログラミング機能も搭載されており、業務効率化にも有効です。ここでは、エクセルでできることについて、機能とともに紹介します。
1.表計算・集計
エクセルでできる代表的な機能は、表計算機能です。エクセルでは、複数のセルに文字列や数式を入力することで、簡単に表計算ができます。四則演算はもちろん、合計や比率、平均値を求められます。
手作業で計算する場合、ミスが発生するリスクがありますが、エクセルは数式さえ整えていればミスが発生するリスクがありません。確認時間を削減できるため、業務効率向上に期待できます。
2.文書作成
エクセルは、文書作成にも使用できます。文書作成ソフトとしては、エクセルと同じMicrosoft社のワード（Word）が有名です。しかし、文書内に図表を多く使用する仕様書や設計書の場合、ワードでの操作は効率的とはいえません。
効率化を求め、図表をエクセルで作成しワードに挿入する方法をとるケースもありますが、ファイルが2つ必要なため管理面の負担が増えます。エクセルであれば、同じファイル内で図表を作成できるため、効率的に作成できるのです。
特に、請求書や見積書といった数字を扱う文書の場合、数式を入力したテンプレートがあれば、毎回変動する数値のみを入力するだけで完成します。文書の内容によっては、ワードよりもエクセルのほうが作成しやすい文書があることを覚えておきましょう。
3.図表作成
図表作成もエクセルに搭載されている機能のひとつです。複雑な図や見栄えのいい図を作るのであれば、専用ソフトを使用したほうがよいでしょう。しかし、フローチャートのような簡単な図表であればエクセルでも簡単に作成できます。
エクセルで図形を作る際は、セルに関係なく自由に配置できます。ページの概念もないため、大きさを気にすることなく作成できる点はメリットといえるでしょう。
4.グラフ作成
グラフ作成もエクセルでできることのひとつです。エクセルではセルに入力されたデータをもとに、グラフを生成する機能が搭載されています。同じデータから、棒グラフや折れ線グラフ、円グラフなどさまざまなパターンのグラフが生成でき、デザインやレイアウトを変更することも可能です。
セルとグラフをリンクさせておけば、セルの値を変更するだけでグラフに反映されます。多角的にデータを分析したいときに有効な機能です。
5.データベース
エクセルはデータベースの作成や管理にも使えます。エクセルではワークシートをまたいでリンクさせる機能があります。別のシートのセルに入力された情報を取得できるため、項目ごとにシートを作成し、条件に合ったデータを集めることが可能です。
また、フィルターや検索機能もあるため、情報を探したい場合も簡単に見つけられます。高度な管理を必要としないデータベースであれば、エクセルでのデータベース作成が無難な方法です。
6.プログラミング
エクセルではプログラミングもできます。エクセルには、VBA（Visual Basic for Applications）というプログラム言語を使う機能が搭載されています。
この機能は操作を自動化する「マクロ」を動かすための言語です。単純作業や条件を定義化できる作業を自動化できれば、業務効率は何倍にも向上します。業務効率向上に有効な機能です。
初心者が覚えておくべきエクセルの使い方 |
ここでは、初心者が覚えておきたいエクセルの使い方について解説します。エクセルでは、表やグラフ以外にも、チェックボックスやプルダウンリストを設定できます。
グラフはセル情報とリンクしているため、グラフ作成後の数値変更も簡単です。チェックボックスやプルダウンリストの設定ができるようになれば、チェックリストやアンケートを作成できるため、覚えておくとよいでしょう。
1.表・グラフの作り方
表からグラフを生成するときの手順は以下のとおりです。
グラフを生成したあとからでも、グラフの種類を変更できます。グラフの数値を変更したい場合は、セルの値を変更するだけで、グラフに自動的に反映されます。
2.チェックボックスの作り方
チェックボックスを作るときは、はじめにアイコンの設定が必要です。アイコンの設定とチェックボックスの作成手順に分けて説明します。
アイコンの設定手順は以下のとおりです。
次に、チェックボックスの作り方です。
チェックボックスをクリックすれば、レ点の有無を変更できます。
3.プルダウンリストの作り方
プルダウンリストの作り方は以下の手順です。
プルダウンリストの項目を変更したい場合は「元の値」から編集できます。
別のシートにプルダウン用のリストがある場合、「元の値」の入力ボックス右の「↑」ボタンをクリックし、プルダウン用のリストのセルを選択した状態で「Enter」キーを押すと、入力ボックスに反映されます。
エクセルを使いこなす上で覚えておきたい関数6選 |
エクセルを使う上で関数の使用は避けられません。エクセルは、計算式を使用することで集計や分析作業の業務効率が上がります。四則演算だけでなく関数を使用すれば、これまで以上の業務効率向上が期待できるでしょう。
ここでは、SUM関数やAVERAGE関数をはじめとした、使用頻度が多い関数の概要や使える場面について解説します。
1.SUM関数
SUM関数は、指定したセルに含まれる数値の合計値を計算する関数です。合計値を表示したいセルに「=SUM()」と入力し、合計を出したいセルを選択するだけで合計値が表示されます。
集めた情報の合計値を知りたい場合や請求書、見積書の作成時に使用する関数です。使用するケースが多い関数であるため、覚えておきましょう。
2.AVERAGE関数
AVERAGE関数は、複数のセルに入力された数値の平均値を計算する関数です。平均値を表示したいセルに「=AVERAGE()」と入力し、平均値を出したいセルを選択すれば、平均値が表示されます。
価格や販売数、試験の点数といった情報の分析をしたい場合、平均値を出すことで、傾向がわかります。分析をする機会が多いのであれば、覚えておいて損はないでしょう。
3.MAX/MIN関数
MAX/MIN関数は、複数のセルに入力された数値の最大値や最小値を計算する関数です。最大値を求める場合はMAX、最小値はMINを使用します。
セルに入力された値だけではなく、下限値や上限値の設定も可能です。例えば、「=MAX(A1,60)」と入力した場合、60以上の数値だけを対象とします。もし、60以上の数値がなければ、60と表示されます。
試験の合格基準を設定した上で、最高点を算出するといったときに便利です。
4.ROUND関数
ROUND関数は、セルに入力された数値の端数を処理する関数です。四捨五入や切り上げ、切り捨てといった処理ができます。処理する桁数の設定も可能です。
価格や人数、商品数は本来小数点が付くことはないものです。これらの項目で必要な数を算出したい場合、整数で算出しなければ本当に必要な数を表せません。このような場合に、ROUND関数を使うことで、必要な数を算出できます。
5.COUNT/COUNTA関数
COUNT関数は、指定した範囲の中から数値が入力されたセルの個数を計算する関数です。使用例としては、大量のデータから数値が入力された項目数を算出するケースがあります。ただし、数値以外の文字列はカウントしません。
一方、数値や文字列問わず、データがあるセルの個数をカウントするのが、COUNTA関数です。用途に合わせて使い分ける必要があります。
6.IF/IFS関数
IF関数は、条件に応じた値を算出する関数です。条件を満たしていれば「TRUE」満たしていなければ「FALSE」のように、条件に応じて表示する文字列を指定できます。集計や分析での業務効率向上に効果がある関数です。
ただし、IF関数は複数の条件を設定できません。その問題を解消するために追加されたのが、IFS関数です。IFS関数であれば、複数の条件を指定できます。複雑な条件を設定したい場合は、IFS関数を使用するとよいでしょう。
まとめ |
エクセルには、表計算や文書作成、図表作成などの入力を中心とした機能が搭載されています。グラフ作成やデータベース作成もでき、チェックボックスやプルダウンリストの設定も可能です。プログラミング機能も搭載されているため、業務効率化にも有効なソフトウェアといえるでしょう。
エクセルは関数の使用により、集計や分析作業が簡単になります。SUM関数やAVERAGE関数といった使用頻度が特に多いものを覚えておけば、日々の業務の効率化が進みます。エクセルを使いこなし、生産性向上につなげましょう。
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