近年は、業務効率化を目指してプロジェクト管理を導入する企業が増えています。しかし、Teamsでどのようにプロジェクトを管理すればいいかわからない方もいるはずです。この記事では、Teamsでプロジェクト管理を行う方法やおすすめのツールを紹介します。
目次
Teamsのプロジェクト管理にはツールを利用 |
Teamsは、マイクロソフト社が推奨するMicrosoft 365で提供されているツールです。通話機能やチャットをはじめ、ビデオ会議やファイル共有など多くの機能があります。
Microsoftアカウントがあれば無料で利用できるので、コストを抑えたい方にもおすすめです。Teamsでプロジェクト管理を行う際は、Microsoft Plannerの利用や外部アプリと連携する必要があります。それぞれの特徴を確認していきましょう。
1.Microsoft Plannerを利用
Plannerは、Microsoft 365に含まれるタスク管理ツールのことです。複数人で構成されたチームでプロジェクトを進める際に、タスク管理や役割分担、進捗管理の可視化に役立ちます。Plannerは、Microsoft 365で提供されているアプリであるため、Teamsとの連携もスムーズです。操作方法が簡単で、専門的な知識も必要ありません。
2.外部アプリと連携
Teamsと連携できるのは、Microsoft Plannerだけではありません。アプリによってはTeamsと連携できる場合があるため、使い慣れたタスク管理アプリを継続して使用することが可能です。タスク管理アプリは豊富な種類がありますが、とくに人気が高くTeamsと相性の良いアプリは、次のとおりです。
それぞれの特徴をみていきましょう。
【Evernote for Microsoft Teams】
Evernoteは、世界中で2億人以上の利用者がいるメモアプリです。あらゆるデータを管理できるため、ビジネスの場でも多くの人が利用しています。なかでも、Evernote for Microsoft Teamsは、Teamsのために開発された専用のアプリです。メンバーとチャットしながらデータを共有し、共同作業を行えます。
参考：Evernote
【Trello】
カードを動かしながら、タスクを視覚的に管理できるアプリです。ドラッグ＆ドロップで直感的に操作でき、初めて利用する方でも簡単に使いこなせます。基本的な機能は無料で利用できるため、コストを抑えたい方に最適です。日本の利用率が高く、今後も利用者の増加が予測されています。
参考：Trello
【Asana】
プロジェクトやタスクを一元管理できる企業向けのアプリです。業務プロセスや進捗具合などをクラウド上でリアルタイムに把握できます。使いやすいインターフェイスを採用しており、期日設定や業務の振り分けなどの設定も簡単です。全世界190ヵ国、93,000社以上の導入実績を誇ります。
参考：Asana
なお、『monday.com』はプロジェクトマネジメントツールでアワードを受賞しています。詳細はこちらの記事を参考にしてください。
Microsoft Plannerでできること |
Microsoft 365が提供するPlannerは、Teamsと相性が良いため導入を検討する方も多いはずです。しかしツールによってできることが異なるため、事前に理解しておきたい方もいるでしょう。Plannerでできることは、次のとおりです。
それぞれの項目を確認しましょう。
1.タスク管理
Plannerのタスク管理は、タスク単位で詳細な管理が行えます。タスク管理を行うことで、業務の抜け漏れや優先順位の把握、業務の担当者などを可視化できます。
また一人ひとりの業務量も一目でわかるので、チーム全体でサポートし合える環境を整えられるのもメリットです。各タスクには担当者のアイコンが表示されるため、遅延している業務も素早く確認できます。
2.進行状況を可視化
Plannerでは、プロジェクトの進み具合をグラフで視覚化できるため、遅延する業務がある場合もすぐに把握できます。進行状況を確認する操作方法は簡単で、グラフのアイコンをクリックするだけです。
進行状況を管理することで、業務負担を平準化したり優先順位を明確化したりすることができます。またプロジェクト進行中に起こる問題や業務ミスも見つけやすくなるため、大幅な納期の遅延や失敗など外部を巻き込むトラブルを回避できます。
3.Microsoft 365との連携
Plannerは、Microsoft 365で提供されている他のアプリと連携できます。業務の目的に応じて他のアプリと連携すれば、作業効率の向上が可能です。また、ビジネスの場で欠かせないWordやExcelなどのOfficeファイルも共有できます。
お互いに資料を見ながら、共同作業を行えるのも魅力です。Officeアプリも簡単に起動でき、連携したいアプリを選択するだけで立ち上がります。
4.コミュニケーションの促進
タスク管理機能によって各メンバーの業務量や進捗状況を画面上で把握できますが、より正確性を求めるならチーム内での密なコミュニケーションが欠かせません。Plannerにはコメント欄が用意されているため、履歴情報としてチーム全体で共有できます。
より円滑なコミュニケーションを取りたいなら、チャットツールのTeamsとの連携がおすすめです。Plannerのタスク管理とTeamsを一緒に利用することで業務効率を上げられます。
Microsoft Plannerの使い方 |
Microsoft 365を利用している場合、ログインしてアプリケーション一覧から「Planner」のアイコンを選択するだけで起動できます。タスクの新規作成は、「タスクを追加」を選択して実行しましょう。
作成したタスクを開くと、タスクの完了期限や優先順位、業務の割り当て、進行状況を把握できます。時系列でタスクごとの進捗状況を表示したい場合は、ガントチャートを使用しましょう。
プロジェクト管理を行うならTeamsとmonday.comを連携させよう！ |
プロジェクト管理を行えるツールやアプリは多くあります。なかでも、チーム管理ソフトmonday.comはTeamsとの相性が良く、世界中で利用者が増えています。2020年の年間売上成長率は85％にのぼり、今後も成長が予測されているのが現状です。ここからは、monday.comの概要、Teamsと連携させるメリットを確認しましょう。
1.monday.comとは
monday.comは、世界10万社以上で選ばれているチーム管理ソフトです。タスクやチャット、スケジュール、プロジェクトなどを一元管理できます。ノーコード開発プラットフォームであるため、専門知識がなくても自由にカスタマイズ可能です。14日間無料で利用できるトライアルも提供されているため、興味がある方は試してみましょう。
2.monday.comと連携させるメリット
Teamsとmonday.comを連携させるメリットには、次のようなことが挙げられます。
それぞれのメリットを確認しましょう。
monday.comではTeamsのチャット内にボードを埋め込めるため、ワークフローの自動化を強化できます。ワークフローの自動化には、すべての情報やデータの一元管理が可能になることや業務の効率化、コンプライアンスの向上などさまざまなメリットがあります。また、Teamsからmonday.comのボード内に自動でデータ連携が可能です。
monday.comには自動化機能があり、生産性向上に役立ちます。たとえば、業務の締め切り日や作業の完了に合わせて、メールを送信するといった決まりを生成できるのです。設定した決まりに基づいてチームの状態を自動的に共有できるため、作業報告にかかる手間を削減できます。時間を有効的に使えるため、業務効率化も実現できます。
monday.comでは、各メンバーのタスクを見える化できます。チーム内で作業が遅れているメンバーがいれば業務を手伝うことができるため、メンバー同士で助け合えるのです。
早い段階で対処すれば、外部を巻き込む大きな問題に発展することもありません。また各メンバーの業務量も把握できるため、業務を割り振るときにも役立ちます。
まとめ |
通話機能やチャットなど多くの機能があるTeamsは、アプリやツールと連携することでプロジェクト管理を行えます。とくにタスク管理ツールのPlannerを利用すれば、メンバーの進行状況の可視化やMicrosoft 365との連携が可能です。
また、チーム管理ソフトのmonday.comなら、タスクやチャット、スケジュール、プロジェクトなどを一元管理できます。無料トライアルも用意されているので、興味のある方はぜひ活用してみましょう。