プロジェクト管理において、作業工程と作業期間を視覚的把握できる「ガントチャート」は有効な手法です。近年では管理工数の削減を目的として、ツールを導入する企業が増えています。本記事では、プロジェクト管理で有効なガントチャートツールの機能や、おすすめのツールについて解説します。
目次
プロジェクト管理に使用するガントチャートとは？ |
ガントチャートとは、ヘンリー・ガント氏が考案したスケジュール管理表です。横軸に日程、縦軸に作業工程や作業項目を記載することで、作業工程と作業期間を視覚的に示せます。
プロジェクトを進めるうえでタスクの連携が必要な場合、進捗状況や連携できるタイミングの把握が可能です。これまでは主に建設現場で使用されていましたが、現在ではさまざまな業界で使用されています。
プロジェクト管理の進め方やポイントについては、以下の記事で確認してみましょう。
プロジェクト管理を基本から解説！目的と実施方法と管理ツール選び
なおmonday.comならプロジェクトを計画通り遂行するためのタスクやチャット、スケジュール、プロジェクトなどを一元管理でき効率的ににサポートします。
ガントチャートツールの主な機能 |
ガントチャートツールは、プロジェクト管理に適したツールです。プロジェクトの全体像だけではなく、メンバーごとのタスクを把握できます。計画の妥当性確認やチーム内の負荷調整も可能です。
進捗管理もできるため、問題が発生した場合でも早急に対策を打てます。ここでは、ガントチャートツールの主な機能について解説しましょう。
1.タスクの見える化
ガントチャートツールの主な機能として、タスクを見える化できることが挙げられます。プロジェクトに対して必要なタスクと期間が表示されるため「どのようなタスクがあるのか」「計画は妥当か」のシミュレーションが可能です。
タスクの追加や削除も簡単に操作できるため、計画時点で不足しているタスクや不備があった場合でも、少ない工数で編集できます。プロジェクトの全体像が見えることで、計画の精度も上がるでしょう。
2.従業員同士のタスクの共有
チームでやるべきタスクを共有できることも、ガントチャートツールの特徴といえるでしょう。ガントチャートは、プロジェクトに必要なタスクと期間がわかるスケジュール表です。
個人のタスクだけではなく、チームメンバーのタスクも把握できます。負荷が高いメンバーがいた場合、そのタスクをほかのメンバーに振り分けることも可能です。負荷のバランスを調整することで、プロジェクトがスムーズに進むでしょう。
3.タスクの進捗管理
ガントチャートツールは、タスクの進捗も管理可能です。タスクごとに予定していた工数と進捗状況が視覚的に理解できるため、進捗が順調かどうかの確認を容易にできます。
例えば、期日が決まっているタスクの進捗状況が悪い場合、優先的にそのタスクに人員をかけるといった対応もできるでしょう。ほかのメンバーの進捗が遅れている場合でも、その状況を共有できるため、チーム内で助け合うことも可能です。
チーム内で協力体制を取れることで、プロジェクトは成功に近付くでしょう。
ガントチャートツールの主な3つのタイプ |
業務の属人化は社員や企業にとってメリットがあるものの、それはごく一部に過ぎません。基本的に業務の属人化は、デメリットが多いとされていることには留意しましょう。業務の属人化によるデメリットには、次のような点が挙げられます。
それぞれのデメリットを確認しましょう。
クラウド型のガントチャートツールは、インターネットを使って利用するタイプです。パソコンとインターネット環境さえあれば利用できるため、時間や場所に左右されることがありません。
離れた場所からでもアクセスできるため、チームメンバー全員でスケジュールを確認できます。テレワークや在宅勤務といったチームメンバーの勤務場所が離れている場合でも、スムーズに進捗管理ができるでしょう。
ソフトウェア型のガントチャートツールは、パソコンにインストールして利用するタイプです。パソコンごとにインストールする必要があるため、決まったパソコンで操作する必要があります。
どこからでもアクセスできるわけではないため、リアルタイムでの進捗管理には向いていません。ただしソフトウェア型は、多機能なものが多い傾向があります。複雑なプロジェクトや、同じ場所で作業するようなプロジェクトでは有効なタイプといえるでしょう。
アプリケーション型のガントチャートツールは、スマートフォンやタブレット端末にインストールするタイプです。対応デバイスとインターネット環境があれば利用できるため、出張での移動中でも進捗を確認できます。
ただしデメリットとして、スマートフォンで見る場合は、画面が小さいため見づらくなることや、操作性が悪いことが挙げられるでしょう。アプリケーションによっては、パソコンでも利用できるものがあるため「通常時はパソコン」「移動時はスマートフォン」のように使い分けると良いです。
なお、スマートフォンアプリでは閲覧しかできない場合があるため注意してください。
プロジェクト管理ツールについて |
プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトのタスクや工程を見える化し、進捗管理や情報共有ができるデジタルツールのことです。プロジェクト管理ツールがあれば、チームメンバーとプロジェクトの状況をリアルタイムで共有できます。
プロジェクト管理ツールには、ガントチャート作成機能が搭載されたものが多く存在しますが、Excelや手書きでもガントチャートの作成は可能です。しかし、ガントチャート作成機能が搭載されたツールを利用することで、作成時間や編集時間を短縮できます。
工数を削減する意味でも、プロジェクト管理ツールの導入はおすすめです。
ガントチャートツールを導入する際のポイント |
ここでは、ガントチャートツールを選ぶ際におさえておきたいポイントについて解説しましょう。ガントチャートツールを導入する目的や必要な機能は、企業によって異なります。
目的や必要な機能を明確にしたうえで、どのツールを選ぶのかを検討しましょう。操作性やセキュリティ対策、トラブル発生時の対応もおさえておきたいポイントです。
1.必要な機能は備わっているか
導入候補のガントチャートツールに、必要な機能が搭載されているかどうかを確認しましょう。必要な機能がない場合、導入したツールが使われないケースや、ほかのツールと併用することで工数が増加するケースがあります。
「なぜツールが必要なのか？」という目的を明確にしたうえで、必要な機能を洗い出しましょう。ただし、機能を求めすぎてコストが高くなるリスクもあります。必要な機能に優先順位をつけることも大切です。
2.リテラシーに乏しい人でも使用しやすいか
ITリテラシーが低い人でも操作できるツールを選びましょう。直感的に操作できるものがおすすめです。どんなに高機能なツールでも、操作が複雑なツールは使われなくなってしまいます。
せっかくツールを導入しても、使用されなくては意味がありません。無料の試用期間があれば、実際に操作性を確認したうえで操作性の良いツールを選びましょう。
セキュリティ対策もガントチャートツールを導入する際に気をつけたいポイントです。ガントチャートツールには、プロジェクトの情報が入っています。クラウド型やアプリケーション型のツールは、社外でプロジェクトの状況を確認できる反面、端末の盗難や置き忘れといったリスクがつきものです。
情報漏えいのリスクを抑えるためには、対策を講じなければなりません。ログインの認証機能や権限機能、バックアップ機能といった機能が搭載されているかどうかを確認しましょう。
4.カスタマーサポートは充実しているか
カスタマーサポート機能もおさえておきたいポイントです。「カスタマーサポートが充実していない」「使い方がわからない」「不具合がある」といった場合の対応方法がわからなければ、ツールの使用をやめてしまう可能性があります。
カスタマーサポートが充実しているツールを選ぶことで、トラブル発生時にも対応してもらえるでしょう。また、ユーザーが多いツールであれば、インターネット上にユーザーからの情報が出回っているケースがあります。
日本語への対応も確認が必要です。日本語に対応していないツールの場合、トラブルへの対応が困難になります。ツールを選ぶ際には、ユーザー数や日本語対応の有無も確認しましょう。
ガントチャートを導入する際の注意点 |
ガントチャートを導入する際は、以下の2つに注意しましょう。
ガントチャートでは、スケジュールを把握できても作業フローまではわからないという問題があります。例えば「前工程が終わることではじめて作業を開始できる工程」といった工程ごとの関連性がわかりません。そのため、WBS（作業分解構成図）のような、作業フローがわかるものと併用したうえでスケジュールを作成する必要があります。
また、大きな仕様変更が頻繁に発生するプロジェクトは、ガントチャートに向いていません。ガントチャートは事前に計画を立て、その計画に沿って進めていくプロジェクトで効果を発揮します。
仕様が頻繁に変わる場合、仕様変更のたびにタスクを確認する必要があるため、新たにガントチャートを作成しなおさなければなりません。プロジェクトの進め方を確認し、どのくらいの頻度で仕様変更が発生するのかを確認したうえでガントチャートを使いましょう。
プロジェクト管理におすすめの無料ガントチャートツール5 |
ガントチャート機能が搭載されたプロジェクト管理ツールには、さまざまなものが存在します。操作性に優れたツールや視覚的に優れたツール、ガントチャートに不足した情報を補う機能が搭載されたツールなど、特徴は多岐にわたります。
自社で使いやすいツールを選ぶことが、ツールを有効に利用できるポイントです。ここでは、プロジェクト管理におすすめのガントチャートツールについて紹介します。
1.Asana
Asanaは、世界中に利用者が存在するプロジェクト管理ツールです。タイムラインがガントチャート形式になっており、スケジュールやタスクを確認できます。
タスクの整理はドラッグ＆ドロップでできるため、操作性も抜群です。SlackやDropboxといった外部ツールとの連携機能も搭載されており、プロジェクトの情報を一元管理できます。
2.Lychee Redmine
Lychee Redmineは、オープンソースソフトウェアで人気のあるRedmineに、プロジェクト管理機能を搭載させたプロジェクト管理ツールです。その特徴は操作性にあり、ドラッグ＆ドロップで日程調整できるため、直感的に操作できます。
マイルストーンやクリティカルパス、タスクの親子関係、ベースラインといったスケジュール管理に必要な情報がわかる機能も搭載されており、プロジェクト管理の効率化が可能です。
人数無制限のフリープランがあるため、試験的に導入してみるのも良いでしょう。
3.Backlog
Backlogは、日本国内のさまざまな企業で利用されているプロジェクト管理ツールで、ファイル共有やバージョン管理といったプロジェクト管理に必要な機能が搭載されています。
ガントチャート機能もそのひとつです。タスクごとに色分けされているため、全体像が直感的に理解できます。カードに入力してドラッグ＆ドロップするだけで、タスクの修正や追加が可能です。
4.Jooto
Jootoは、ボードとガントチャートの画面が切り替えられることが特徴のプロジェクト管理ツールです。カンバン方式になっているボードは、付箋を貼るような感覚で直感的に操作できます。
ガントチャートはタスクが色分けされており、直感的な操作も可能です。ユーザー4人までであれば基本機能を無料で利用できるため、試験導入したうえで導入を決断できます。
5.Jira Software
Jira Softwareは、IT業界で多く利用されているプロジェクト管理ツールです。アジャイル開発のためのツールでしたが、要望を受けたことからガントチャート機能を搭載しました。
クリティカルパスやベースライン機能により、スケジュールのポイントを把握できるだけではなく、タスク同士の依存関係を視覚的に把握できます。担当者の負荷もわかるようになっており、プロジェクト管理に必要な機能を網羅したツールといえるでしょう。
クラウド型の業務管理ツールならmonday.comがおすすめ |
ガントチャートを活用するには、プロジェクト管理ツールの導入が有効です。プロジェクトの管理に必要な情報を一元管理することで、効率的なプロジェクト管理を実施しましょう。
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まとめ |
ガントチャートは、作業工程と作業期間を視覚的に把握できるスケジュール管理表です。プロジェクトの全体像だけではなく、メンバーごとのタスクも把握できるため、計画の妥当性確認やチーム内の負荷調整もできます。進捗状況も把握できるため、問題が発生した場合でも早急に対策を打つことが可能です。
ガントチャートツールは、主に「クラウド型」「ソフトウェア型」「アプリケーション型」の3種類に分類できます。プロジェクトの規模や作業環境によって使い分けると良いでしょう。
ガントチャートの運用には、プロジェクト管理ツールの導入が有効です。プロジェクト管理ツールがあれば、プロジェクトの状況をリアルタイムで共有できます。ガントチャートの作成時間や編集時間の短縮にも効果が得られるでしょう。
管理工数を削減し、効率的にプロジェクトを進めるためにも、ガントチャートツールの導入を検討してみてください。