業務マニュアルとは、業務を標準化させるための手順書のことです。本記事では業務マニュアルの特徴やメリット・デメリット、作成手順や注意点を解説します。作成におすすめのツールも紹介するため、併せて確認しながら効率よく業務マニュアルを作成しましょう。
目次
業務マニュアルの2つの特徴 |
業務マニュアルとは、業務を標準化させるための手順書のことです。業務の標準化とは、誰もが同じように業務をこなせる状態にすることを意味します。
業務マニュアルを作成し活用すれば、従業員は指導者がいなくても業務を遂行できます。また成果物の質を担保することにも繋がります。
ここでは業務マニュアルの特徴を2つ紹介します。
業務マニュアルには業務の流れが記載されているため、従業員は指導者がいなくても業務マニュアルを読むだけで業務内容を理解できます。結果として、作業効率の向上につながるのです。
例えば、売上管理を行う際に業務マニュアルには「売上目標の達成進捗管理」「前月や前年比の売上管理」「原価」といった具体的な計算方法や記録方法が記載されているため、初めて業務を行う人でもスムーズに作業を行えます。
指導者がいなくても業務を遂行できるようにするのが業務マニュアルの役割ですが、万が一、読んでもわからないことが生じた場合は、指導者に相談するようマニュアルに追記しておくとよいでしょう。
業務マニュアルを活用すれば、仕事の流れやタスクの優先順位が明確になっているため、作業内容や成果物の質が一定に保たれやすくなります。
口頭での指示の場合は主観的になりやすいため、指導者の能力による質の差が生まれてしまう可能性があります。一方、業務マニュアルの場合は誰が指導者であっても従業員が同じように業務を遂行できるため、一定の質が保たれるのです。
業務マニュアルを活用する3つのメリット |
業務マニュアルを活用するメリットは、以下の3つです。
1.時間やコストを削減できること
2.属人化を防ぎリスクヘッジができること
3.業務の問題点を改善しやすいこと
これらは業務の可視化につながるため問題点や改善策を見つけやすくなり、より効率的な業務改善を行っていけるでしょう。ここからは、業務マニュアルのメリットを紹介します。
先述の通り、業務マニュアルを活用すれば業務の標準化に繋がります。つまり指導者が従業員への指導のために自らの休み時間を潰したり残業したりする時間的なコストを減らせるということです。
また指導者が口頭で指示を行った場合、従業員が一度にすべてを理解できないケースも珍しくありません。聞く側の理解度によっては、指導に多くの時間を有する場合もあります。
そんなとき業務マニュアルがあればいつでも復習できるため、従業員は指導者に頼ることが減ります。指導者は自らの業務時間を確保でき、結果として会社全体の生産性の向上に繋がるのです。
業務マニュアルは特定の人物しか業務内容がわからない状態を解消します。つまり業務が属人化するリスクを防ぐ役割を担っているということです。
例えば、従業員が急に休んだり、止むを得ない事情により退職したりすることになったとき、属人化していると業務に支障が出てしまいます。そのときに、誰でも同じように業務ができるマニュアルがあれば、後任への引き継ぎが容易です。
業務マニュアルの活用は属人化に対するリスクヘッジとなりうるのです。
業務マニュアルを作成すると、業務全体を把握しやすくなります。そのため業務に問題が生じた際、業務マニュアルに照らし合わせると改善策を立てやすく、問題点の原因が突き止めやすくなるのです。
例えば、「なぜこの業務は多くの時間を有するのか」「どうしてこの工程はミスが発生しやすいのか」といった問題点が見つかった場合に、業務マニュアルと照らし合わせることで改善策が見つけやすくなるでしょう。
業務を遂行する際の注意点も明確にできるため、業務マニュアルがあれば無駄を省くことができます。
業務マニュアルを活用する3つのデメリット |
業務マニュアルを活用すると、マニュアルに記載されていることしかできなかったり、独自の発想力を育成できなかったりというデメリットが生じます。また、作成した業務マニュアルを管理し続ける手間がかかるため、長期運用を視野に入れた管理が重要です。
ここからは業務マニュアルを活用した際のデメリット3つと、その対処法を紹介します。
従業員のなかには自分の頭で考えられず、業務マニュアルに記載があることだけしか対応できない人もいます。そういう人は例えば業務の遂行中に何か問題が生じたときや、通常と異なる状況になったときなどに柔軟な対応ができません。
クライアントからイレギュラーな要望があった場合、業務マニュアルに記載がないという理由で要望に応えず、マニュアル通りに業務を進めてしまうこともあるでしょう。
だからといって業務マニュアルに自分で考えるべきことや、上司に相談すべきことなど、手取り足取り記載してしまうと余計に自分で考えなくさせてしまいます。そのような場合には「臨機応変に対応すること」もマニュアルとして記載することで対処しましょう。
その場の状況に応じて対応してほしい業務については、あえて詳しく書かないことも重要です。
業務マニュアルを運用すると、従業員は内容に従って仕事をすることがマストになるため、独自の発想力が育たないという点もデメリットといえます。従業員はマニュアル通りに業務を遂行すればよいため、自発的に動かなくても業務に支障が出ないためです。
例えば「より効率的に仕事を行うにはどうしたらよいか」「ここは改善したらもっとよくなるのに」など、自ら思考する必要性を感じなくなる場合も珍しくありません。
従業員の発想力を育成するためには、使用者の意見を取り入れながら業務マニュアルを作成することを使用者に伝えましょう。「業務マニュアルを常に良いものにしていく」という当事者として考える意識を持ってもらうことで、従業員の発想力の育成に繋がります。
業務マニュアルは作成して終わりではなく、使い続けられる内容にするため管理し続ける必要があります。
しかし管理には手間がかかるため、他の業務を圧迫したり、会社としても管理コストがかさんだりといったコスト面での負担が生じる問題が出てきます。
そのため長期運用を視野に入れた業務マニュアルの管理には、ツールを使用するのが有効です。業務マニュアルを適切に管理すれば、人件費をはじめとするコスト削減にも期待ができます。
業務マニュアルを作成する4つの手順 |
ここからは、業務マニュアルを作成する際の4つの手順を紹介します。より良い業務マニュアルの作成のためには、各手順を考察することが欠かせません。また、既存の業務マニュアルのみを参考にするのではなく、実際に業務マニュアルを使用する従業員の声を反映することもポイントです。
作成手順を確認し、活用される業務マニュアルを作成しましょう。
業務マニュアルを作成する際は、まずコンセプトを明確にしましょう。
上記のように5W1Hである、相手（Who）・時（When）・場所（Where）・何を（What）・理由（Why）・方法（How）を明確にしましょう。業務マニュアルのコンセプトが明確になり、情報の整理やマニュアルの作成をスムーズに行うことができます。
明確になったコンセプトに基づいて、必要な情報を整理しましょう。業務を行う際にあらかじめ準備しておくもの、業務を遂行する際の注意点、手順のコツなど、記載する内容によって必要な情報も変化します。
特に専門用語を使用する場合は、誰が読んでも言葉の意味を理解できるように解説することも重要です。業務内容の必要に応じて情報を揃えましょう。
必要な情報を整理したら、業務マニュアルの構成を決めましょう。まずは全体の流れをイメージし、作業項目を大まかに分けてください。次に中項目に分けて、最後にタスクごとに細分化した小項目を決定します。ポイントは、大きいものから順番に決めることです。
例えば大項目が事務作業の場合、中項目は伝票作成や電話対応、売上管理など、小項目は売上管理のタスクにあてはまる前月との売上比較、原価管理などになります。
作業項目をタスクごとに細分化することで、具体的な業務マニュアルを作成しやすくなるほか、不要な情報を省くことができます。また適切な構成は、業務マニュアルの目次作成にも役立つでしょう。
構成に沿って業務マニュアルを作成したら、マニュアルを読み返して細部までチェックを行いましょう。例えば、以下の3つの点に注目します。
読みやすいレイアウトを意識することで活用される業務マニュアルになります。
完成したら実際の読み手に確認してもらい、修正をしたり改善したりします。このとき、業務内容をよく知らない従業員に読んでもらうことがポイントです。よく知らなくても実際に業務マニュアルのみで作業できるかを確認すれば、わかりやすいマニュアルを作成することができます。
業務マニュアルを作成する際の注意点 |
業務マニュアルを作成する際は、「活用しやすいこと」「保管場所がわかりやすいこと」「最新の情報を反映すること」の3つが重要です。業務を円滑に進めるために業務マニュアルを作成しても、活用されなければ意味がありません。
ここからは、業務マニュアルを作成する際の重要なポイントを解説します。注意点を理解し、活用される業務マニュアルを作成しましょう。
業務マニュアルは作成者目線で作成するのではなく、使用者の目線に立って作成することが大切です。業務マニュアルを使用する人の目線で作成しないと内容がわかりにくくなるため、活用されないケースも少なくありません。
なぜなら、専門知識の豊富な人が作成すると難しい言葉を使用したり、説明が少なすぎたりするためです。「自分が知っていることは読み手も理解している」「ここまで説明しなくても伝わるだろう」といった想定は誤解を招く原因になりかねません。特に知らないと理解できない専門用語での解説は、使用者の混乱を招きます。
つまり読み手に合わせて、読みやすく活用されやすい業務マニュアルに仕上げることが重要です。
業務マニュアルは活用されなければ意味をなさないため、誰でもわかる場所に保管し、保管場所を周知することが大切です。
例えば部署やチームなどによって業務マニュアルが異なる場合は、保管場所も異なるケースも多いため、見つけるのが難しいことも。業務マニュアルは、必要なときに必要な情報を取り出せなければ意味がありません。
より良い業務マニュアルにするためには内容ももちろん重要ですが、誰でも活用しやすいように保管することも肝心です。
業務マニュアルは運用しながらその都度内容を更新し、より良いものにしていくことが必要です。実際に運用してみた結果、使用者からの疑問点や問題点が報告されるなど、初めてわかることがあるためです。
また内容を変更するときには、見直しやフィードバックも行いましょう。マニュアルの作成がゴールになってしまうと、情報が古いままになってしまうこともあり得ます。
トラブルが発生した場合はコメントとして残しておくことで、同じトラブルを起こさないよう防ぐこともできます。過去の事例を参考にできるように、ノウハウを蓄積していくことも業務マニュアルを活用していくうえで重要なポイントです。
『monday.com』は業務マニュアルの管理に適したツール |
『monday.com』は、業務マニュアルを効率良く管理することができます。なぜなら、monday.comは先述したマニュアルを作成する際の3つの注意点を解決できるからです。
例えばmonday.comには関連資料を添付できるなどのカスタマイズ性があり、情報をまとめやすい設計になっています。業務マニュアルにわからない箇所があれば作成者にチャットで質問できるため、問題を解決しやすいのも特徴です。つまり、誰が見てもわかるように管理することができます。
また、さまざまな業務マニュアルをmonday.comで一括管理できるため、「どこに」「何の」マニュアルがあるかの所在がわかりやすくなります。保管場所がわかれば、使用者もストレスフリーで業務マニュアルを活用できるようになるでしょう。
monday.comには投票機能がついており、活用しやすい業務マニュアルかどうかを使用者に判断してもらうこともできます。使用者目線でのフィードバックは、業務マニュアルの改善に繋がり、より良い業務マニュアルへとブラッシュアップすることも可能です。
既存の業務マニュアルも保管できるため、新しい業務マニュアルと併用することもできます。例えば、「ここは前の業務マニュアルのほうが便利だった」「昔のデータを活用して作業を行いたい」などのように、古い業務マニュアルに記載されている内容が役立つケースもあります。そのため、古い業務マニュアルを一定期間保管しておくことも必要です。
使用者が活用しやすい、業務マニュアルの管理にmonday.comの導入を検討してはいかがでしょうか。
| まとめ |
業務マニュアルとは、業務を標準化させる手順書のことです。活用すれば指導者がいなくても業務を遂行できたり、誰が業務を行っても一定の質を担保しやすくなったりします。しかし業務内容がわかりやすく、かつ活用される業務マニュアルを管理するには、ツールの活用がおすすめです。
ツールを活用すれば情報をまとめやすく、より良い業務マニュアルを管理できます。世界10万社以上で選ばれているmonday.comは、業界・職種を問わず最適なプロジェクト管理を可能にします。まずは無料トライアルからお試しください。