進捗報告とは、遂行しているプロジェクトの進捗度を報告することです。本記事では、進捗報告についての概要や、やり方、伝えるべき内容を紹介します。わかりやすい進捗報告のためのポイントを例文も含めて解説。さらに、部下が報告をしない理由と、おすすめの管理ツール『monday.com』も併せてチェックして、適切な進捗報告ができるようにしましょう。
目次
進捗報告はプロジェクト達成に欠かせない業務 |
進捗報告とは、進行しているプロジェクトの進捗を確認し、スケジュールとズレが生じていないかを確認する業務のことです。どこまで作業が進んでいるのか、プロジェクトの現在地を確認できます。
進捗報告をしなければ、当初のスケジュールから遅れていたり、気づいたときには目標からズレていたりといったプロジェクトの問題になかなか気がつけず、手遅れになってしまうかもしれません。進捗報告はプロジェクトを達成するために欠かせない業務のひとつです。
ですが、進捗報告はいざやろうとしても、すぐに完璧にできるものではありません。適切な進捗報告には、適切に伝える能力や共有する仕組み作りが求められるからです。また、部下に進捗報告をするよう義務付けても、報告を怠ってしまう可能性も。プロジェクトの規模や状況によっては、マネジメント者が進捗を把握しきれないこともあるでしょう。
このような様々な原因で進捗が管理できなくなり、プロジェクトが遅れてしまえば、会社に損失を与えてしまいかねません。
ここからは、適切な進捗報告のやり方から、どのような部下でも進捗報告ができるようにする方法について詳しく解説します。
進捗報告の3つのやり方 |
進捗報告にはさまざまな報告のやり方がありますが、ここでは一般的に行われる以下の3つのやり方を紹介します。
1.メールによる進捗報告
2.パワーポイントによる進捗報告
3.対面で行う進捗報告
それぞれ、やり方によってメリットやデメリットがあるため、最適な進捗報告のやり方が決まっているわけではありません。やり方の特徴を知り、どのような状況に向いているのか把握しておきましょう。
メールによる進捗報告は手軽に報告できることが利点です。報告内容をまとめて送信すればよいので、日報のように毎日報告することも可能でしょう。
しかし、メールによる進捗報告は文字のみでの報告となるため、わかりにくい点があります。わかりやすくメールで進捗報告するためには、誤解が生まれないように箇条書きや結論から述べるなど、文章を簡潔にまとめて適切な報告メールを作成することが大切です。
パワーポイントによる進捗報告は図や表、グラフなどを使用して、視覚的にわかりやすい報告ができます。一目見て、直感的にわかりやすいことから認識の齟齬が生まれにくいでしょう。
ただし、図や表、グラフの作成に時間がかかってしまうデメリットがあります。パワーポイントで進捗報告する際には、図表のテンプレートなどを使用して、作成の手間を省けるようにするとよいでしょう。
対面で行う進捗報告は定期的に集まって進捗報告をする日を決めておき、直接対面で報告を行います。口頭で進捗内容を報告できるため、メールやパワーポイントだけでは伝えきれなかった細かいニュアンスを伝えやすいです。
しかし、口頭で伝えるだけでは形に残らないため、後日、改めて確認することができません。対面で進捗報告を行う際には、事前に資料を作成したり、議事録や録音などで記録を残したりしておくと、後になっても確認できて便利です。
進捗報告で伝えるべき3つの内容 |
進捗報告はプロジェクトの進捗状況を把握できるよう、報告しなければなりません。進捗報告では次の3つを伝えましょう。
1.進捗状況
2.進捗状況に対する現状の評価
3.進捗状況からみる今後の予測
それぞれの伝えるべき要素について、詳しく解説していきます。
1つ目の伝えるべき内容は、進捗状況についてです。進捗状況は進捗報告におけるメインとなる要素でしょう。
現時点での進捗度をマネジメント者にとってわかりやすく、簡潔に報告することが大切です。報告する際には、自分の主観的な観点からの報告ではなく、数値でわかるような定量的な報告や裏付けとなる根拠を提示します。
例えば「全体の2割程度完了していると思います」といった主観的な進捗状況の報告では、個人の感想でしかなく、上司が進捗について判断できません。そのため、進捗状況の報告では「タスク5件のうち、A・B・Cの3件が完了しています」といったように客観的な事実を報告すると、マネジメント者が判断しやすくなります。
2つ目の伝えるべき内容は、進捗状況に対する現状の評価です。進捗報告をしたとしても報告内容が客観的な事実と異なる可能性があるため、評価を伝える必要があります。
例えば自分では達成したと思って報告したは良いものの、実際には不備があって完了していなかったという場合は、適切な介入が必要です。進捗状況の報告を正しく行うためには、進捗状況に対して評価し、客観的な事実とともに記載すると事実とのズレが生じにくくなります。
3つ目の伝えるべき内容は、進捗状況からみる今後の予測です。進捗状況を伝えたら、結果をもとに、今後起こりうるトラブルなどの予測を併せて報告します。
マネジメント者は現場で業務を担当しているわけではないため、報告を聞いただけでは担当者よりも正確に今後の予測をたてることは困難です。今後、課題となってくるであろう問題や進捗ペースなどの予測を事前にたてることで、いざ問題に直面したとき、早い段階で対応できるようになります。
今後起こりうるトラブルを回避するためにも、進捗状況からみる今後の予測は重要な伝えるべき内容です。
わかりやすい進捗報告の3つのポイントと例文 |
進捗報告は報告を受けた人が進捗状況を把握できるように、わかりやすく報告することが大切です。
わかりやすい進捗報告をするために必要な、結論ファースト、進捗状況の理由、要点の箇条書き、以上の押さえておくべき3つのポイントと、ポイントを活かした例文について解説します。
進捗報告ではまず、最も伝えたいことを最初に伝える結論ファーストを心がけましょう。結論を先に述べる理由は、前置きが長くなってしまうと報告者が何を伝えたいのか報告を受けた側がわからなくなってしまうのを避けるためです。
また、結論から伝えれば報告自体も簡潔に伝えられるようになります。はじめに結論を述べて、相手に状況を伝えてから、なぜそのようになったのか理由を伝えるとわかりやすい報告になるでしょう。
進捗状況の理由の報告は必ず必要です。結果だけの報告では、なぜそのような状況になっているのか伝わりにくく、理由を改めて問うことになりマネジメント側の業務が増えることになります。
例えば「現在の進捗度は50％です」という進捗報告では「なぜ進捗度が50％なのか」や「進捗のペースに問題はないか、あるいは生じうる問題はないか」などの多くの疑問が生じ、それを改めて解決しなければなりません。
報告者は、進捗報告を受けただけで状況を把握できるように、進捗状況の理由を含めることが重要なポイントの1つです。
複数の進捗報告をする必要があるときは、要点の箇条書きが有効です。要点が箇条書きされていれば、重要な報告内容がいくつあるのかが一目で把握できます。
また、長文は重要なポイントがわかりにくくなってしまう欠点がありますが、要点を箇条書きにしていれば、短文で簡潔に重要なポイントを伝えられるでしょう。
ただし、要点の箇条書きだけでは説明が不十分である可能性が高いため、箇条書きの後にそれぞれ詳しい説明を加えるようにしてください。
ここまでのわかりやすい進捗報告の3つのポイントを活かして、例文を作成すると下記のようになります。
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（件名）〇〇プロジェクトのご報告 〇〇部長 お疲れ様です。営業部の△△です。 プロジェクトの進捗状況をご報告いたします。 ・プロジェクトのタスク1は完了 ・プロジェクトのタスク2は明後日完了予定 タスク2につきましては先方からの返信待ちで、明後日までに返信するとのことです。 ご報告は以上です。お手すきの際に、ご確認のほどお願いいたします。 |
この例文のように3つのポイントを踏まえて進捗報告ができれば、進捗管理が行いやすくなります。報告する際には、例文を活用しながら適切な進捗報告をしましょう。
進捗報告をしない部下の対処は管理ツールを活用する |
進捗報告はプロジェクト達成に関わる業務であるため重要です。しかし、プロジェクトメンバーである部下にとっては、その重要性がいまいち理解しきれずに報告を怠ってしまうことがあるかもしれません。
このような進捗報告をしない部下に対しては、部下が進捗報告をしない理由を知り、進捗報告をしやすくなるように管理ツールで対処することがおすすめです。
部下が上司に進捗報告をしない理由は、進捗報告のメールや書類作成などを面倒くさがったり、遅れやトラブルなどのミスが露呈するのを恐れたりするからです。
自分の作業を報告することを重要だと思っていないため、面倒くさいと感じてしまったり、自分の遅れやミスが露呈すると自分の評価が下がってしまうと感じてしまったりする人もいます。つまり、進捗報告をする手間や伝えにくい環境が、進捗報告を怠らせてしまうこともあるということです。
部下へ進捗報告を義務付けるだけでは、確実に進捗報告されません。部下が上司に進捗報告をしやすい環境や報告システムを用意することも重要です。
確実な進捗報告に有効なチームマネジメントツールが『monday.com』です。
プロジェクトのメンバー同士で利用できるチャット機能も備わっているので、手軽にコミュニケーションが取れます。メールやパワーポイントなどを利用して1から進捗報告を作成する必要がないため、手軽に報告可能です。
また、各プロジェクトメンバーのスケジュールやタスクを一覧で確認することもできます。色分けされて表示されているため、視覚的にわかりやすく課題や改善点を見つけやすくなり、管理に有効です。
まとめ |
進捗報告はプロジェクトの進行を管理するものであり、プロジェクト達成には必要不可欠です。メールやパワーポイント、対面での報告など、さまざまな報告方法があるので、状況にあわせて進捗報告の方法を選びましょう。
また、進捗報告はただ現状を漫然と伝えるだけでは、プロジェクト管理者に適切に伝えられません。今回紹介した進捗報告の伝えるべき内容や3つのポイントを踏まえて、わかりやすい進捗報告を行うとよいでしょう。
さらに報告漏れやトラブルを回避するため、チームマネジメントツールmonday.comを活用してはいかがでしょうか。まずは無料トライアルからお試しください。