PDCAを回すとは、P（計画）・D（実行）・C（評価）・A（改善）という4つのプロセスを循環させるマネジメント手法であるPDCAサイクルを実行することです。回すことで継続的な品質管理や業務改善が期待できます。本記事では、効率的にPDCAを回す方法や注意点を解説しましょう。
目次
PDCAを回すとは、品質管理や状況改善を目的とした手法であるPDCAサイクルを実行することです。PDCAはPlan（計画）・Do（実行）・Check（評価）・Action（改善）という4つのプロセスの頭文字を並べた語句です。
PDCAサイクルは4つのプロセスを行ったのちに最初に戻るところが特徴的で、P→D→C→A→Pという流れで1つのサイクルが完結します。
「PDCAを回す」という言葉は「PDCAサイクルを実行する」ことよりも継続のイメージが湧きやすい表現と言えるでしょう。PDCAを回し続けること、つまり目標を達成するまでPDCAサイクルを継続することが重要なのです。
PDCAサイクルはビジネスの現場やスポーツで使われています。明確な数値目標（計画）を掲げて、実行・評価・改善を繰り返すやり方が、目標を達成する上で効果的だからです。
例えば、ビジネスでは営業や工場の品質管理でよく使われており、スポーツの分野では体育会系の部活動やコーチングで導入されている例が数多くあります。PDCAサイクルはビジネスからスポーツまで、幅広い場面で応用可能な手法なのです。
PDCAサイクルの4ステップの概要 |
PDCAサイクルは4つのプロセスに分けられます。PDCAサイクルを回すためには、それぞれのステップを正しく理解して実行することが重要です。
ここではその4つのプロセス、Plan（計画）・Do（実行）・Check（評価）・Action（改善）について、個々に解説していきます。
まず、Plan（計画）では最終的な目標とその目標達成までのスケジュールを定めます。目標と期限が明確でなければ、PDCAはうまく回りません。目標を設定する上でのコツはより具体的なものにすることです。
抽象的な目標ではなくて、測定可能なものにするのがいいでしょう。営業での売上目標のように、わかりやすく数値化されていることがポイントです。目標は達成が可能であることも重要です。達成するまでの期日も明示します。
目標設定に続いてはDo（実行）です。まず、設定した目標に基づいてやるべきことをタスク化し、目標をより細かく分解していきましょう。
例えば、「Webサイトの月間PV数5万UP」という目標を掲げた場合には、必要な記事数を割り出して、1日何本公開というようにより細かくタスク化することでやるべきことがさらに具体的になります。
細分化された個々のタスクにもスケジュールを設定して、実行に移しましょう。タスク化したことで安心せずに、確実に実行することが重要です。実行した内容を客観的に観察することも必要になります。次のCheck（評価）につながっていくからです。
目標に基づいて実行した結果を、正確に把握して正しくCheck（評価）します。評価が間違っていると、改善に結びつけることができないので、数値などの客観的基準によって評価するのがポイントです。
また達成できたか、できなかったかの二択ではなくて、どの程度達成できたのか、細かく評価します。達成できていない場合は、その原因の究明も含めて評価を行いましょう。
Action（改善）では、評価によって明確になった課題の改善方法を見つけます。改善策としてふさわしいのは計画を継続することなのか、やめることなのか、改善して継続することなのかを判断するのです。つまり、計画の見直しの必要性があるかどうかの検討も同時に行います。
改善して継続する場合には改善策を立案して、計画に反映させて、改善を次のサイクルに繋げていくことが重要です。
PDCAサイクルと似たフレームワークとの比較 |
PDCAサイクルと似たフレームワークで、実際にビジネスの場面で使えるものがいくつ出てきています。基本的にはPDCAサイクルの後に出てきているため、補完的な役割が期待できるもの、PDCAサイクルの役割のうち、ある部分に特化したものなどがあるのです。
またPDCAサイクルとは目的も手法もまったく違うものもあります。ここでは「OODA」「PDSA」「SDCA」という3つの手法を解説します。
OODAとは、意志決定のフレームワークのことです。OODAの具体的なサイクルの内容は観察（Observe）・情勢への適応（Orient）・意思決定（Decide）・行動（Act）の4つです。状況を観察し、判断し、意志決定して、行動します。
OODAは軍事作戦で活用されていた手法として有名です。PDCAが長期的に継続していくことを前提とした手法であるのに対して、OODAは短期的な意志決定の手法であるという違いがあります。PDCAとは役割が違うので、併用して活用することも可能です。
PDCAをもとに改良したフレームワークの代表的なものがPDSAとSDCAです。計画・実行・評価・改善というPDCAの4つのプロセスの一部分を変更することで改良を図ったフレームワークになります。
ただし、PDCAを否定しているわけではありません。それぞれの良さを理解した上で活用することにより、PDCAとの共存も可能です。PDSAとSDCAそれぞれについて解説しましょう。
PDCAのCheck（評価）をStudy（学び）に置き換えたのがPDSAです。実行した結果を評価するだけでなく、学びにまで発展させている点がPDCAとの違いになります。
PDCAの提唱者であるデミング博士による修正のため、PDCAの進化形という言い方もできるでしょう。評価で終わるのではなく、評価の過程で見えてきたことを学びにつなげ、学習結果を踏まえて改善するというサイクルに進化させたのです。
SDCAは品質を維持するためのフレームワークです。PDCAのPlan（計画）が、標準化（Standardize）という言葉に置き換えられています。標準化とは誰もが同じ方法で同じ品質の業務を行える仕組みを作ることです。PDCAが品質向上のための手法であるのに対して、SDCAは日常的な管理を継続する手法であるという違いがあります。
PDCAで見つけた高品質なやり方を定着させるのがSDCAなのです。SDCAとPDCAを連携させることで、より安定した品質管理の実現が期待できます。
ビジネスの現場でPDCAを回す3つのメリット |
ビジネスの現場でPDCAを回すことによって、業務の効率化や改善などに期待ができます。さまざまなメリットがあるからこそ、商品開発から営業まで幅広く活用されているのです。
ここでは「目標達成までの道筋が明確になる」「課題が浮き彫りになる」「長期的・継続的な品質管理と業務改善が期待できる」という3つの主なメリットについて解説していきます。
PDCAを回すことによって、目標達成までの道筋が明確になることは大きなメリットです。期日が具体的に設定され、道筋が可視化されることによって、進行具合を把握することも容易になります。
またPDCAの目標と実行するタスクが具体的であればあるほど、やるべきことも明らかになるでしょう。道筋が明確であることによって、ブレが生じた時にもすぐに対応して修正することができるメリットもあるのです。
PDCAを回すことによって、課題が浮き彫りになることも大きなメリットです。4つのプロセスを繰り返すことによって、改善すべきことが明確になるとともに、簡単に改善できるものなのか、時間がかかるものなのかも明らかになってきます。
一度改善すればそれで終わりではありません。PDCAを回すことは改善を積み重ねていくことを意味します。改善を繰り返すことで、改善のスピードアップも期待できるのです。
PDCAを回し続けることで、長期にわたっての品質管理が可能になることも大きなメリットと言えるでしょう。PDCAは続ければ続けるほど、改善の効果が際立つという特徴があります。
長期的にわたっての品質管理が必須となる工場で、PDCAが採用されているケースが目立つのは、こうしたメリットゆえでしょう。PDCAのこのメリットを活かすためにはPDCAを止めないことが重要です。
PDCAで成果を出すための4つのポイント |
PDCAで成果を出すためには、注意しなければならないポイントがいくつかあります。PDCAはよくできた手法ですが、使い方によって、成果の度合いに差が出るからです。
ここではPDCAでより効果を出すために意識すべきこととして、「具体的な目標と期限を明確に定める」「5Ｗ2Ｈを意識する」「進捗状況の記録・管理」「サイクルの継続」という4つのポイントを解説します。
PDCAの最初の段階であるPlan（計画）で、目的をより具体的かつ明確にすることが必要になります。目標を数値化するなど、客観的に評価しやすいものにするといいでしょう。目標を設定する際には、期限を明確にすることも不可欠となります。
目標を細分化してタスク化して、タスクごとにも期限を定めます。目標やタスクと期限をセットで設定することが重要なのです。
5W2Hを意識することで具体的なPDCAの設定ができます。5W2Hとは、When（いつ）Where（どこで）Who（誰が）What（何を）Why（なぜ）How（どうやって）How much（どのくらい）です。
5W1Hでなく、2HなのはHow much（どのくらい）が入っているためです。ビジネスにおいては、コスト管理は重要な要素になります。
この5W2HにWhom（だれに）を加えた6W2H、Whom（だれに）とWhen by（いつまでに）とHow many（どのくらい）を加えた8W3Hなど、さらなる細分化したやり方も行われるようになってきています。
定期的な進捗状況の確認・記録・管理をすることはPDCAサイクルを効果的に回すための大きなポイントです。定期的に確認することで、目標設定が正しくない時やブレが生じた時に、早期に修正することが可能になります。
また、進捗状況を記録・管理することによって、チーム全体でのPDCAの可視化と共有が可能になるため、より効率的にPDCAを進めていくことに期待できるのです。
PDCAサイクルを回すうえで特に重要なのは、回し続けること、継続することでしょう。もともとPDCAサイクルは回し続けることを前提として作られている手法です。回し続けるほどに効果が上がることが期待できます。
PDCAサイクルを継続し続ける期間の1つの目安は目標達成までです。工場などでPDCAサイクルを活用する場合には、操業し続ける限り、継続するのが基本です。
PDCAを回す上で注意すべきポイント |
PDCAサイクルは業務の効率化を図る上で有効な手法ですが、万能ではありません。1950年代に生まれた歴史ある手法であり、さまざまな改良手法も出てきています。つまり限界があることを踏まえて使用する必要があるのです。
ここでは「改善するまでに時間がかかる」「新しいアイディアが生まれにくくなる」という2つの注意点を説明します。
PDCAサイクルは4つのプロセスを経ることで1つのサイクルが完了するため、改善が反映されるまでにある程度の時間がかかります。テクノロジーの発達によって、さまざまなことがスピードアップしている時代の中では、時間がかかることはマイナスになる場合もあります。
PDCAサイクルを活用する場合には、1つのサイクルが完了するまでの期間を把握し、改善が反映されるまでの時間を想定しておく必要があるのです。
PDCAサイクルは基本的に、行ったことに対して改善していく手法であるため、新しいアイディアが生まれにくくなります。行った結果を改善して次の計画に反映するだけでは、新たな発想に結びつきにくいからです。
回避のコツは、思い付いた計画を迅速に実行するなど、計画から実行までの時間を短くすることです。また、前述のOODAと併用するなど工夫を凝らすことで、新しいアイディアが生まれやすい環境を作ることが可能になります。
PDCAをプロジェクトやチームで共有する4つのコツ |
プロジェクトやチームでPDCAサイクルを共有して使用するためには、いくつかのポイントを意識する必要があります。参加人数が増えるほど、役割分担や進捗状況など確認事項が増え、難易度が高くなる傾向があるからです。
ここでは「ギャップを解消して一丸となること」「周囲の環境を確認すること」「適所適材と役割分担」「複数のPDCAが回っていることへの理解」という4つのポイントについて解説します。
PDCAサイクルを回す上では、全員が立場の違いのギャップを解消し、一丸となることが必要になります。管理する側である上司が計画を立案し、管理される側である部下が実行する場合、モチベーションの違いが、PDCA失敗の要因となることがあるからです。
組織としてPDCAサイクルを回す場合には、しっかりコミュニケーションを取って、認識のズレがないように確認することが求められます。
PDCAサイクルを回す上では、周りの環境を確認することが必要になります。PDCAサイクルは内部だけの閉じた業務ではないからです。外部の人間の協力があって成立する業務も数多くあり、状況の変化で計画を変更せざるを得ないケースも出てくるでしょう。
PDCAサイクルがさまざまな関わりの中で回っているものであることを認識する必要があるのです。
PDCAサイクルを回す際には、適所適材の配置と、役割分担の明確化が成功の重要な鍵を握っています。スタートする前段階で、誰をどこに配置するか、誰と誰が組むのかなど、じっくり検討する必要があるのです。
期日と仕事量のバランスの調整も必要となるでしょう。チームやプロジェクトでPDCAを回す場合には、メンバーの特性や能力を考慮した上での配置が重要な要素となります。
チームやプロジェクトでは複数のPDCAサイクルが同時に進行しているケースが少なくないので、そうした状況を理解することが不可欠となります。組織が大きくなればなるほど、複雑にPDCAが絡み合う機会が増えるからです。
さまざまなレベルや規模のPDCAサイクルが存在していて、PDCAが階層構造になっている場合もあるでしょう。他のPDCAサイクルとの兼ね合いを考慮することも必要になります。
PDCAを導入して成功した3つの事例 |
PDCAが1950年代から現在まで大きくの企業で採用されているのは、導入して成功した企業がたくさんあるからです。PDCAサイクルはその実績によって、手法としての秀逸さが評価されています。
ここでは無印良品、トヨタ、ソフトバンクという国内の企業のPDCA導入成功事例をご紹介しましょう。この3社に共通しているのは、PDCAに独自のアレンジを施して実行していることです。
無印良品のPDCAサイクルの特徴は実行を重視することです。計画から始まるのではなくて、実行から始まります。D→C→A→P→Dというサイクルになっており、まず行動して、そこから学び、経験を活かしていく実践型なのです。
このサイクルから生まれたのがマニュアル「MUJI GRAM」で、このマニュアルを活用することにより、さらなる業務改革を実現しています。常に改善しつづけるPDCAサイクルが無印良品の成長の原動力なのです。
トヨタのPDCAサイクルの特徴は5W1Hに集約されます。通常の5W2Hと違って、Whyが5回続きます。「なぜ？」を5回繰り返したのちに、How（どうやって）に向かいます。一人ひとりがパーツになるのではなく、考えることを重視するのがトヨタのPDCAなのです。
この他にも「ムリ・ムダ・ムラの排除」「必要なときに、必要な量だけ、停滞なく生産するジャストインタイム体制」など、独自の手法とPDCAサイクルを組み合わせて活用しています。
ソフトバンクのPDCAサイクルの最大の特徴は高速であることです。個人の目標が1か月1週間1日単位で設定されているため、毎日PDCAを回しています。毎日検証して毎日改善して翌日に活用するスタンスなのです。
思い付いたことは即実行するという、スピードとアイディアを重視したPDCAの回し方もソフトバンク流と言えるでしょう。目標も結果もわかりやすく数字が管理して反映することによって、でPDCAサイクルを超高速で回すことが出来るのです。
適切なPDCAを回すために、ツールを活用しよう |
ツールを効果的に使うことで、PDCAサイクルを効率的に回すことが可能です。PDCAサイクルがうまく回らない理由の1つとして、運用の環境を整えるのに手間取ってしまうケースがあります。しかし、ツールを使うことによって、労力の大幅な削減が期待できるのです。
ここではシチュエーション別のツールの活用方法を紹介しましょう。
人数がたくさん参加している状況でPDCAサイクルを回すならば、タスク管理ツールの導入が便利です。計画を立てる場合には具体化と細分化が求められます。計画をタスク化する際にタスク管理ツールを使うことで、可視化と共有化を実現できるでしょう。
それぞれのタスクの進捗状況の管理・確認・記録を一括して行えるので、作業の効率化を進めることもできるのです。
プロジェクトでPDCAを回す場合には、プロジェクト管理ツールを活用することで効率化を実現できます。タスクの割り振り、仕事量の調整や進捗状況の確認・共有、達成状況の評価・分析など、多岐にわたる業務を一括して管理することができるからです。
人数が増え、プロジェクトの規模が大きくなるほど、プロジェクト管理ツールを使うメリットも大きくなるため、プロジェクト管理ツールを効果的に使うことをおすすめします。
PDCAを回すツールとしておすすめしたいのが、多機能な『monday.com』です。PDCAには計画、実行、確認、改善という4つのプロセスがあり、それぞれの場面に対応したさまざまなツールが求められるため、多機能であることが必須となります。
メンバー間の連携が重要になるPDCAでは、コミュニケーションツールも欠かせません。多機能でコミュニケーションツールも充実しているmonday.comは、組織でPDCAを回す上での有力な選択肢なのです。
| まとめ |
PDCAサイクルとは、継続的な品質管理や業務改善を行う手法です。計画・実行・評価・改善という4つのプロセスを継続していくことによって、業務の効率化を図ることができます。
これまでに国内外の数多くの企業がPDCAを回して成果をあげてきました。プロジェクトやチームなど、多くの人数が参加する場合は環境を整備することにも労力が必要になるため、ツールを効率的に活用することが求められます。
PDCAサイクルは4つのプロセスがあり、場面ごとに必要となるツールが異なるため、多機能であることが必須です。
monday.comのプロジェクト管理ツールでは、PDCAの進捗状況の共有や管理がスムーズにおこなえます。また、monday.comのタスク管理ツールには星マークで5段階評価する機能があり、Check（評価）のプロセスと連動させる使い方もできるので便利です。
PDCAサイクルをより効果的に活用したいと考えている方に、さまざまなプロセスに対応した多機能なmonday.comをおすすめします。