プロジェクトチームとは課題遂行を目的として発足する臨時組織のことです。そのマネージャーになると、いちメンバーとは違った視点でプロジェクトを成功に導く必要があります。今回はそんなプロジェクトチームについて詳しく解説。立ち上げ前後の進め方や成功させるための3つのポイント、便利なツールなども紹介するため、参考にしてください。
目次
プロジェクトチームとは部門横断的に発足する臨時組織のこと |
プロジェクトチームとは課題解決に向けて特別に結成される組織のことです。固定メンバーでずっといるわけではなく、一定期間内に取り組む必要がある課題を遂行する目的のもと臨時で集められます。
まずは、プロジェクトチームの概要とチーム内のメンバーの編成、編成されたメンバーのそれぞれの役割をチェックしていきましょう。
プロジェクトチームは短中期で解決させる予定の課題に対して臨時で招集されます。部門を問わず集めた専門的人材で編成されるため、課題への解決力が高いチームになるという特徴があります。
近年はサービスや商品の入れ替わりが激しさを増しています。従来からある固定的組織では対応しきれない事象が増えており、課題にあわせて柔軟に対応できるプロジェクトチームの需要が増加している傾向です。
なお、似た役割のチームとしてタスクフォースがあります。プロジェクトチームとほとんど同じような組織ですが、タスクフォースはより緊急性が高く短期的な解決を求められる課題に対応していることが異なる点です。
プロジェクトチーム内のメンバーには、3つの種類があります。編成は以下のとおりです。
プロジェクトチームの成功のためには、結成する目的をはっきりさせた上で、一人ひとりに適切な仕事を割り振り、各々が自身の役目を果たす必要があります。ここからは3種類の役割分担についてチェックしましょう。
プロジェクトマネージャーは、プロジェクト全体の進行管理を行う仕事を任されます。プロジェクトの目的を果たし、成功に導くまでが、プロジェクトマネージャーの使命です。
実際に行う仕事
プロジェクト全体を取りまとめている、責任の重い仕事だといえるでしょう。
プロジェクトリーダーの仕事は、現場のリーダーとして対応することです。プロジェクトを円滑にすすめるための指示出しを行い、成果を上げることが求められています。
実際に行う仕事
現場で働く人々の頼りになるのがプロジェクトリーダーといえるでしょう。
プロジェクトチームには、先述した2つの役職以外にも役職持ちでないメンバーがいます。プロジェクトチームのメンバーとは、専門的知識を持ち、共有するプロジェクトの目的達成に向けて実際に業務を行う人材のことです。
実際に行う仕事
課題解決に向けて実際にプロジェクトチームを動かしている人だといえるでしょう。
プロジェクトチームの立ち上げフロー |
プロジェクトチームを立ち上げる流れは、以下のとおりです。
1と2は多くの場合、プロジェクトマネージャーが対応します。3まで進むと、プロジェクトチーム全体で動き出すという流れです。
それでは、プロジェクトチームが立ち上がってから実際に行うことをチェックしましょう。
プロジェクトチームを立ち上げたら、まずはプロジェクトマネージャーがチームの目標や意義を決定し、作業計画を立てます。目標や計画などをはじめに定めておけば、チーム全体の方向性や意識の共有ができるようになるためです。
はじめに決めておくべき内容
目標・意義・計画のイメージが固まったら、計画書やスケジュール表を作成し、全員で意識共有できるようにしましょう。
プロジェクトマネージャーは、1の計画立案の段階でチームの体制図も作ります。体制図とは調達すべき人材と作業に必要な人数を図にしたもので、運営をスムーズにするために書かせません。ちなみに会社の組織図との違いはトップが社長ではなく、末端の人員名まで記載されていることです。
体制図の制作により、指揮系統と各々がやるべきことを定義し、全員の認識を統一しましょう。そうすることで、メンバーが業務を行ううえで誰に報告するのかわかるようになり、スムーズに作業可能です。
実際の作業
その後、プロジェクトチームの運営が始まり、目標達成に向けて計画を順調に進めるために全メンバーで成功に向けて動き出します。
実際の作業
成功に向けて、全メンバーが自分のやるべきことをしましょう。
プロジェクトを成功に導く３つのポイント |
プロジェクトを成功に導くためには、気を配りたい3つのポイントがあります。そのポイントは、以下のとおりです。
プロジェクトマネージャーに選ばれた場合は、プロジェクトが成功できるかの責任がとくに重くなります。それぞれ詳しくチェックしていきましょう。
プロジェクトを成功に導く1つ目の重要なポイントは、プロジェクトチームメンバーの人選です。プロジェクトの課題解決に向けては、必要な人員を選ばなければなりません。
必要な人材
プロジェクトチームの運営がうまくいくよう、上記のポイントを押さえた人選を行いましょう。
2つ目の重要なポイントは、経営陣からのサポートです。それにより、働きやすい環境が構築されプロジェクトチームの仕事に全力で取り組めるようになるためです。
サポートを受けることのメリット
働きやすい環境作りには経営陣からのサポートが重要です。プロジェクトマネージャーは経営陣任せにするのではなく、プロジェクト費用の管理や経営層への報告を丁寧にし、プロジェクトへの信頼を高めてサポートを受けやすくしましょう。
3つ目の重要なポイントは、目標や価値観の共有と綿密な意見交換です。これにより、方向性がぶれることなく、スムーズに目標の達成に進んでいけるようになります。
気を付けるべきポイント
プロジェクト成功のためにはチーム内でのコミュニケーションを重視しましょう。
プロジェクトチームの管理上の問題点と解決に役立つツール |
プロジェクトマネージャーから見た管理上の問題点と、解決に役立つツールも解説します。管理上の問題点は以下のとおりです。
これら2つの問題点に共通するのは、もともと余裕があったはずなのに結果的に納期が守れなくなる可能性があることです。ここでは2つの問題点と、解決に役立つツール『monday.com』を解説します。
プロジェクトマネージャーから見た1つ目の問題点は、バッファの取り過ぎです。バッファはもともと緩衝という意味の英単語ですが、この場合は余裕を持たせることを指しています。バッファの取り過ぎは、納期遵守の観点から問題になるケースがあります。
人間の心理として、余裕がある作業だと感じると時間いっぱい使ってしまいがちです。その状態では自分の作業しかできず、突発的な問題が起きても他のメンバーを手助けしにくくなります。
プロジェクトマネージャーがスケジュールを組む際、一人ひとりのメンバーに対応可能時期の確認をするケースがあります。訊ねられた相手は余裕を持って対応できるよう長めに申告しやすいため、完成が遅れ納期に影響が出る可能性があるので注意しましょう。
2つ目の問題点は、締め切り間際の追い込みによる納期の遅延です。追い込みとは締め切りぎりぎりでタスクをこなそうとすることを指します。
期限に余裕があっても、締め切り間際になってから追い込みで作業しようとする傾向が多くの人に見られます。追い込みでの対応は納期の遅延に繋がりやすくなるため、注意が必要です。
楽天的な人やプライドが高い人はトラブルがあっても報告が遅れる傾向にあります。とくに注意して見ておきましょう。
『monday.com』を活用すると、これらの問題解決に役立ちます。先述した問題はタスク管理と情報共有の不備により起きることです。monday.comならタスク管理も情報の共有も楽になり、問題が起きることを防げます。
monday.comの利点
プロジェクトチームの運営に役立つmonday.comをぜひ活用しましょう。
まとめ |
今回は、プロジェクトチームの概要やメンバーごとの役割分担、プロジェクトを成功に導く3つのポイントなどを解説しました。プロジェクトチームの運営は、一人ひとりに任せたタスクの状態の確認やメンバー間の情報交換を密にすることで、成功に導きやすくなります。問題点を解決させ運営に役立てられる、monday.comなどの便利なツールを活用してプロジェクトを成功させましょう。