テレワークの残業管理には課題があります。働き方改革や、コロナ禍の影響によりテレワークが推奨されている中、残業の扱いが曖昧だからです。本稿では、テレワークと残業の定義、テレワークによって増える隠れ残業、テレワークによる残業代の発生と支払い方法、テレワークの残業管理のポイントについて解説します。
目次
| テレワークと残業の定義 |
テレワークとは、ITC（情報通信技術。インターネットなどの通信技術を用いてコミュニケーションを取ること）を使ってオフィス以外で働くことです。離れた場所で作業をするという意味でリモートワークと呼ばれることがあります。
就業時間が明確に決まっているオフィスでの作業と異なり、テレワークでは時間の制限がないため、残業の定義が不明瞭になりがちです。テレワークと残業管理の間でどのような課題があるか説明する前に、テレワークと残業の定義について詳しく確認しておきましょう。
テレワークとは、ICTを活用してオフィスから離れた場所で働くことを指す言葉です。テレワークは、どこで働くかによって3つに分けることができます。自宅で働く場合は在宅勤務、カフェや移動中など場所を決めずに働くことはモバイルワーク、またコワーキングスペースなどの自宅ともオフィスとも異なる場所で働くことはサテライトオフィス勤務です。
残業には、法定時間外労働と法定内時間外労働の2つの種類があります。法律で原則として禁止されているのが、法定時間外労働です。労働基準法では1日に8時間、1週間に40時間を超えて労働させることは禁止されていますが、この時間を超える労働は法定時間外労働と呼びます。
法定時間外であっても、使用者と労働者の間で協定を締結し労働基準監督署に届け出ている場合は働かせることが可能です。ただし1ヶ月に45時間、1年に360時間という制限があるため、無制限に法定時間外労働に従事させることはできません。
一方法定内時間外労働とは、会社ごとに取り決めている労働時間を超えて働いた時間外労働のことです。
例えば労働基準法では1日に8時間と労働時間を定められていますが、会社によっては1日に7時間と定めていることがあるでしょう。この独自の規定を超えて働くことも当然残業となり、労働基準法による規定を超えた残業と区別して法定内時間外労働と呼んでいます。
【職業別】コロナ禍における平均残業時間の実態 |
新型コロナウイルスの流行により、働き方にも大きな変化が生じています。テレワークが進んだこと以外にも、残業時間の減少傾向などが見られることも少なくありません。
建設業や不動産業、広告業などのさまざまな業種の営業職に関しては、大幅に平均残業時間が減少しました。また、美容師や小売店などの接客を伴う仕事や研究職に関しても、平均残業時間は減少傾向にあります。
テレワークが進む中、労働者一人ひとりの労働時間管理が困難になっています。
従来のようにオフィスでの仕事であれば、終業時間を超えて業務をしているなら傍目にも「残業をしている」ことが明白です。しかし、労働者が自宅やコワーキングスペースなどのオフィスとは異なる場所で仕事をしていることで、把握しにくい残業、いわゆる隠れ残業が増えています。
隠れ残業には、さまざまな課題が潜んでいます。例えば、労働者が仕事とプライベートの切り分けに悩み、結果として労働時間が長くなっているのかもしれません。また、業務を行う時間が長くなることで疲弊し、作業効率が低下してしまうことも考えられます。
とはいえ、離れた場所で作業をする労働者を管理することは難しく、正確な残業時間を把握することも困難です。労働者側も業務と業務外の時間をはっきりと区別しているわけではないため、残業として申告することがなく、残業代が払われないままの状態になることがあります。
テレワークの残業代の発生と支払い方法 |
残業の定義は、オフィスで仕事をするとき以外でも当てはまります。当然、テレワークを行う場合も、法定時間外労働や法定内時間外労働に該当する労働については残業とみなされ、法律に従って残業代を支払われなければいけません。
テレワークにおいて残業代が発生する場合としない場合、また発生したときにはどのように支払うのか確認しましょう。
みなし労働時間制やフレックスタイム制、裁量労働制が採用されている場合には残業代が発生します。規定の労働時間を過ぎて業務をした場合には、労働者は残業時間として申告し、残業代を請求することができるでしょう。
また、会社から残業不可と指示されている場合は、残業をしても労働者が自発的に行ったと判断されるため、残業代は発生しません。しかし、明らかに時間内に終わることが難しい量の業務を任されている場合などは、会社が残業不可と指示しているときであっても残業代が発生することもあります。
法定時間外労働あるいは法定内時間外労働を超えて業務を行っているにも関わらず、残業時間として申告できず、残業代が発生しないケースもあるかもしれません。また、残業不可と指示しながら、明らかに多すぎる業務量を任された場合なども、労働者は残業したにも関わらず残業代を受け取れないことがあります。
このような場合は、労働者が労働組合や労働基準監督署に相談し、労働裁判や民事裁判へと発展するかもしれません。残業不可とする場合は、無理のない業務量を設定するなど、残業が発生しないように調整しましょう。
残業代の支払い方法は、業務委託型や雇用型などの雇用形態によって変わります。業務委託型は、労働時間ではなく業務に対して報酬が支払われるため、労働時間が長引いたとしても残業代は支払われません。
一方、雇用型の場合は残業時間によって残業代が計算され、給与と共に支払われます。労働者が前もって上司などの管理者に残業の許可を取り、業務報告を怠っておらず、なおかつ時間外勤務の証拠を残した場合は、会社は労働者に対して残業代を支払わなければいけません。
テレワークにおける残業管理のポイント5つ |
オフィスで仕事をする場合とは異なり、テレワークにおける残業管理は容易ではありません。テレワークの残業をうまく管理するために押さえておきたい5つのポイントについて見ていきましょう。
労働者による自己申告制では、正確な残業時間を把握することは困難です。勤怠管理システムを導入して、勤務時間が数字で見えるようにし、把握しづらい残業時間がないようにしましょう。
また、始業時間と終業時間を労働者が上司などの管理者に報告することで、残業時間を正確に管理できます。メールやチャットなどのオンラインで利用できるツールであれば、電話などのその場で対応しなければいけないツールよりは労働者側もあまり時間をかけずに報告できるでしょう。
業務の効率化を図るために、業務内容や進捗状況、結果などを従業員で共有できる仕組みを構築します。業務内容をお互いに把握できることで、残業に発展しそうなケースが一目で把握できるでしょう。タスクに遅れが生じている場合は、手の空いた従業員が補完するなど、残業をせずに済むように事前にサポートすることもできます。
「業務が時間内に終わらないときは残業をすれば良い」という考え方が従業員に浸透していると、意図的に作業を遅らせる恐れがあります。また、本来であれば明日以降すればいい業務を残業で対応するケースが生じるかもしれません。
このような不必要な残業を回避するためにも、残業をする場合は、許可をとることをルールとして定めましょう。残業の内容も申告するようにすれば、本当にその日にしなくてはいけないものなのか、また、業務を意図的に遅らせていないかチェックできるでしょう。
勤怠管理システムの導入が難しい場合などは、従業員の労働時間を正確に把握することが困難になります。そのようなケースにおいては、みなし労働時間制を使用できるか検討してみましょう。
みなし労働時間制とは、労働時間を正確に把握することが難しい場合に所定労働時間働いたとして労働時間を計算する制度です。例えば所定労働時間を8時間に定めておくなら、8時間内に業務が終わった日も残業が発生した日も1日に8時間の労働をしたものとして計算できます。
また、フレックス制度を利用することも検討してみましょう。フレックス制度とは基準となる1日の労働時間や1ヶ月の労働時間を決めた上で、一定時間内に労働者自身が始業時間と終業時間を自由に決められる制度です。
労働者は働きやすい時間帯を選ぶことができるため、業務効率が上がり残業をなくせるかもしれません。
ビジネスチャットメールのように定型文の必要がないものをコミュニケーションツールとして導入することも検討できます。コミュニケーションにかかる時間の大幅な短縮につながり、作業効率を高められるでしょう。
また、コミュニケーションツールの利用可能な時間を決めておくことで、労働者各自が就業時間を意識しやすくなります。
テレワークの残業管理には『monday.com』が役立つ |
テレワークの残業管理には、『monday.com』の導入がおすすめです。monday.comにはTime Trackingという機能があり、ストップウォッチ形式でタスクにかかる時間を計測することができます。
この機能を活用することで残業時間の削減が可能です。最初に予定工数を設定し、実績工数を可視化することで、従業員は業務に対して漫然と取り組むことが減り、作業効率を上げることにもつながります。
テレワークの残業時間削減にツールを導入しよう |
テレワークは自宅などで作業ができるため、労働者にとっては通勤などの負担がなくなるといったメリットがあります。その一方で、残業時間の管理が難しくなることや業務効率が低下するなどの課題も少なくありません。
しかし、業務効率を高く保ちつつ残業時間を削減することは可能です。monday.comのTime Tracking機能を活用すれば、各タスクにかかる時間がストップウォッチ形式で表示されるため、残業時間が生じないように業務を進めていけます。
また、monday.comはカスタマイズが簡単なので使いやすいようにアレンジできるだけでなく、現在お使いのさまざまなツールとの統合も可能です。14日間無料で試用できるので、ぜひ一度使ってみてください。