進捗管理を行うと業務を可視化でき、生産性の向上や売上アップにつながります。この記事ではエクセルを使用した進捗管理表の作成方法を紹介します。より効率よく管理するためにおすすめのツールも紹介するので、あわせてチェックしてみてください。
目次
進捗管理表を作成する必要性やメリット |
進捗管理表を作成する必要性やメリットは、「業務の可視化につながる」「トラブルが発生した際に気付きやすい」「ノウハウが溜まる」という3つです。
進捗管理を行うことでプロジェクトの全体像を把握しやすくなるため、今すべきタスクや問題点に気付きやすくなります。
また進捗管理を実施した結果を分析すれば、チーム内にノウハウを蓄積できるでしょう。まずは、進捗管理表を作成する必要性やメリットを解説します。
プロジェクトを進めるうえで進捗管理を行うことは重要です。進捗管理を行わなければ、「どれほどタスクが残っているのか」「どのタスクが完了したのか」といった現状を把握することができません。
今の状況がわからないと、プロジェクトの達成にも影響を与えるでしょう。また無駄な人件費やコストが発生する可能性も否定できません。
そこで進捗管理表を作成すれば、プロジェクトのスケジュールやタスク、目標などが明確となるため、業務の可視化につながります。例えばやるべきことを事前に洗い出しておけば、タスクの優先順位をつけやすくなるでしょう。
あらかじめ仕事の工数を確認しておくことで、プロジェクトの全体像を把握でき、適切な人員に仕事を割り当てられます。つまり進捗管理表を作成すれば、効率的に業務を進められるのです。
進捗管理表を作成すれば、日々のタスクやスケジュールなどを共有できるため、トラブルが生じたときに気付きやすくなります。早く気付くことができれば、プロジェクトへの影響を最小限に抑えながらトラブルを解決することができるでしょう。
また社員が抱えているタスクを把握しているため、必要に応じて仕事を割り振ることも可能です。例えば、トラブルによって一部の社員に負担がかかってしまった場合は、余力のある社員に業務を分散させることもできるでしょう。
適切な仕事を割り振ることができれば社員の負担を減らしつつ、プロジェクトへの影響を抑えることも可能です。つまり進捗管理を行うことで予想外のトラブルにも柔軟に対応できるようになるため、納期の遅れや社員の負担を回避できます。
進捗管理表を作成してプロジェクトの完成まで進捗管理を行えば、得られた結果を分析できるため、ノウハウの蓄積が可能です。進捗管理を行った記録を残しておけば、以下のような項目を分析できます。
進捗管理を行って得た結果を分析することでノウハウを溜められ、より生産性の高い進捗管理を行えるようになるでしょう。
進捗管理表を作成する際のコツ２つ |
進捗管理表を作成する際は「タスクを詰め込み過ぎない」「シンプルで見やすい表にする」ことの2つを意識しましょう。進捗管理表にタスクを詰め込み過ぎると、管理する手間が増えてしまうためです。
またシンプルで見やすい表を作成することで、より円滑な進捗管理を実施できます。進捗管理表を作成する際のコツを詳しく解説します。
進捗管理表を作成する際は、タスクを詰め込み過ぎないことがコツです。必要以上にタスクを詰め込むと管理を行う手間が増え、作業効率にも影響を与えます。
例えば「A社に請求書を送付する」「B社に請求書を送付する」という2つのタスクがある場合、「A社とB社に請求書を送付する」と1つのタスクにまとめることが可能です。
以上のように管理するタスクの数を減らせれば、進捗管理表を作成しやすく、かつ進捗状況をチェックしやすくなります。
進捗管理を行う際は、シンプルで見やすい表を作成しましょう。あくまで進捗管理表を作成する目的は、プロジェクトを円滑に遂行することです。そのため不必要な装飾を行わず、シンプルかつ活用しやすい表を作成するのがよいでしょう。
進捗管理表を作成することに重きを置くのではなく、円滑な業務遂行が達成できるようにわかりやすい表を作成するのがポイントです。
また進捗管理表を個人で使うのか、それともチームで共有するのかによって、管理する項目は異なります。個人のための進捗管理表の場合はタスクの内容や納期など、自分が抱えるタスクについての情報のみを管理できれば問題ありません。
一方、チームで共有する場合は個人のタスクだけではなく、チームメンバーの進捗状況を把握できるように表を作成する必要があります。例えばタスクが完了した場合にチェックを入れる欄を設定することで、進捗状況を確認しやすくなる場合もあるでしょう。
シンプルで見やすい表を作成しつつ必要な項目を記載した、管理しやすい表を意識することが大切です。
エクセルで進捗管理表を作成するメリット |
エクセルで進捗管理表を作成するメリットは、以下の通りです。
エクセルに備わっている機能を活用できるため、カスタマイズ性の高い進捗管理表を作成できます。
関数を使用して表を作成する際は専門知識が必要となるものの、簡単な表であれば特別なスキルがなくても作成できるのもメリットといえるでしょう。エクセルを普段から使用している人であれば、簡単に進捗管理表を作成できます。
またエクセルはパソコンに標準装備されている場合もあり、導入のハードルが低いことも特徴です。パソコンやスマートフォンなどエクセルが使用できる媒体があれば、自宅でも進捗状況を確認できるのも活用しやすいポイントといえます。
エクセルで進捗管理表を作成する３ステップ |
エクセルで進捗管理表を作成する際は、以下の手順で行いましょう。
3つのステップを順に行うことでタスクの漏れを防ぎやすくなるため、管理しやすい進捗管理表を作成できます。活用しやすい進捗管理表を作成して、生産性をアップさせましょう。
まずプロジェクトのゴールを明確化し、達成するために必要なタスクを洗い出しましょう。
大きなタスクを洗い出しただけでは、タスクの漏れが生じる可能性があります。大きなタスクから小さなタスクへと細分化することで漏れを防ぎつつ、タスク同士の関係性を明確にできます。
タスクの洗い出しができたら、タスクの担当者とスケジュールを決めます。すべてのタスクが明確になっているため、社員の能力に応じて適切なタスクを割り振りやすくなるでしょう。
タスクを割り振る際は、特定の人にタスクが偏らないように注意することが大切です。タスクが一部の人に偏ってしまうと、担当者の負担が増えてしまうだけではなく、急な欠勤や問題が生じたときに、プロジェクトの進捗への影響が大きくなってしまいます。
またスケジュールを決める際は、タスクの関係性を考慮することも重要です。関連性の高いタスクを同時に遂行すれば、より効率的に業務を進められます。各タスクにかかる時間を見積もりながら、無理のないスケジュールを組みましょう。
スケジュールまで決定したら、エクセルに必要事項を入力します。下記の手順を参考に進捗管理表を作成しましょう。
プロジェクトの全体像が把握できるように、エクセルに記載する日付は納期日まで入力しておくことがポイントです。タスクの種類ごとに色分けをしたり、背景色を活用したりと、見やすい表を作成しておくことでスムーズに進捗管理を行えます。
社員はエクセルで作成した進捗管理表をもとに作業を遂行するため、間違いのないように注意しながら作成しましょう。
エクセルで進捗管理を行う際の注意点４つ |
エクセルで進捗管理を行う際は、「ファイルの取り扱いに注意する」「進捗状況以外も把握する」「チーム内で最新情報を共有する」「チーム内で信頼関係を構築する」ことの4つに注意しましょう。
進捗管理表を作成しただけでは進捗状況を把握することはできません。作成した表をもとに現状と照らし合わせながら分析を行い、プロジェクトが達成できるように考え続けることが大切です。それぞれの注意点を詳しく解説します。
エクセルで進捗管理を行う際は、ファイルの取り扱いに注意しましょう。例えば誤操作によってセルに記載されている情報やファイル自体を消してしまう可能性もあります。そのため操作できる人に制限を設けるといった対応を行うと安心です。
またエクセルは、複数人が同時に情報を更新することができません。1人が進捗状況の更新を行っているのであれば、他の人は時間をずらして編集作業を行う必要があるのです。
入力が反映されず進捗状況がわからないといった事態にならないように、時間を調整して入力作業を行いましょう。
進捗管理を行う際はプロジェクトの進捗状況の確認だけではなく、残っているタスクの量や社員の負担など、あらゆる角度から分析を行うことが大切です。
例えばタスクの進み具合を数値化した進捗率ばかりに注目していると、タスクの裏で発生しているトラブルや社員の負担状況まで把握しきれません。そのため進捗率が思うように伸びなくなった頃に事態を把握することになり、プロジェクトに大きな影響を与える可能性もあるでしょう。
進捗管理を行う際は現状をさまざまな角度から分析して、プロジェクトを予定通り達成するためにはどうしたらよいかを考え続けることが重要です。
プロジェクトが開始されたら進捗管理表を更新し、チーム内で最新情報を共有しましょう。チーム内の進捗状況と合わせて個人のタスクを管理することで、進捗管理の精度を高められます。
ただし進捗管理表の更新は社員に丸投げせず、管理者が率先して更新するのがポイントです。管理者が進捗状況を把握していれば、進捗に遅れが生じたときに素早く気付くことができます。
エクセルでの進捗管理のみならず、定期的にミーティングを行うなどの方法を組み合わせることで、より確実に情報を共有しやすくなるでしょう。
生産性を高める進捗管理を行うためには、チーム内での信頼関係の構築が重要です。良い人間関係が築けていないとトラブルが生じても相談しにくかったり、作業でわからないことがあっても質問しづらいと感じたりと、プロジェクトの達成に影響が出る恐れがあります。
チーム内全体で助け合い、ともに業務に励む関係を築けていれば、より効果的な進捗管理を行えるでしょう。
効率よく進捗管理を行うには『monday.com』がおすすめ |
効率よく進捗管理を行うには『monday.com』を活用するのがおすすめです。進捗状況のみならず、社員のスケジュールを把握できるツールのため、個人の負担状況が確認しやすくなります。
ボード上でコミュニケーションがとれるため、コミュニケーションコストの削減にもつながるでしょう。またカスタマイズ性が高く、プロジェクトに適した進捗管理表を作成できるのも魅力です。monday.comをおすすめする理由を解説します。
monday.comを活用すればプロジェクトの進捗状況だけではなく、社員のスケジュールを把握できます。社員ごとに抱えるタスクを把握することで、社員にどれだけの負担がかかっているのか、また問題が生じたときに仕事を割り振れるかなどがわかります。
そのためプロジェクトの進行が思わしくない場合でも、社員のスケジュールを把握していることで問題を解決しやすくなるでしょう。
また検索機能を活用すれば社員の数ヵ月先のスケジュールまで把握できるため、業務の予定を立てやすくなるのも特徴です。今抱えている業務だけではなく、次のプロジェクトについての予定も併せて管理できます。
monday.comはボード上でコミュニケーションがとれるため、作業効率をアップさせやすいのが特徴です。例えばプロジェクトの進捗を確認する際に、何度も電話やメールでやりとりする手間を省くこともできます。カレンダーと同期させて通知機能を併せて使用すれば、タスクの管理がよりスムーズに行えます。
そしてクライアントをゲストとして招待すれば、ボード上でやりとりすることも可能です。必要最低限のコミュニケーションで、進捗管理を行えます。
monday.comはタスク管理のボードを自由に設定できるため、プロジェクトに応じた進捗管理表を作成できます。タスクの色もカスタマイズでき、視覚的にもわかりやすくなるでしょう。
また予定に変更が生じたときもタスクを動かすだけで修正できるため、管理しやすいのもポイントです。monday.comを活用すれば一から表を作成する手間も省け、プロジェクトに適した進捗管理表を作れます。
まとめ |
進捗管理はプロジェクトを円滑に遂行するために重要です。進捗管理表を作成すれば業務を可視化でき、トラブルにも気付きやすくなるため、より生産性を高められるでしょう。進捗管理表を作成する際はタスクを詰め込み過ぎずに、シンプルで見やすい表にするのがポイントです。より活用しやすい表を作成して、効率的に進捗管理を行いましょう。
monday.comを活用すれば、プロジェクトごとに適した進捗管理表を作成できます。作成後も管理しやすく、効率的な進捗管理が可能です。
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