働き方改革の推進とコロナ禍により、テレワークが急速に普及してきました。しかし、テレワークにはさまざまな課題があります。導入後に短期間で廃止した企業も少なくありません。この記事ではテレワークの課題と解決策、さらには課題解消につながるITツールについても解説します。
目次
国内企業におけるテレワークの現状 |
テレワークとは情報通信技術を活用することによって実現される、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。コロナ禍の影響によって、テレワークを導入する企業が増え、国内企業におけるテレワークの実施率は2020年3月以降急上昇しています。
総務省が2020年11月にまとめた「テレワークの最新動向と総務省の政策展開」によると、2021年3月2日から8日にかけて17.6％だったテレワーク実施率が、2020年5月28日から6月9日にかけて56.4%に増えたという結果が出ました。
特に大企業ではテレワーク実施率が33.7％から83％へと急上昇しています。中小企業は14.1％から51.2％と、大企業と比較すると上昇率はそれほど高くありませんが、それでも半数以上の中小企業がテレワークを導入しているのです。
しかし、第1回目の緊急事態宣言が解除された2020年5月以降に、テレワークをとりやめたという企業がかなりの数に上りました。2020年6月29日から7月9日にかけての調査では、中小企業では26.2%が「実施したがとりやめた」との結果が出ています。
この結果はテレワークには課題があると判断している企業がかなりあることを意味するでしょう。テレワークの課題は何なのか、次の章以降で詳しく分析・解説していきます。
テレワークの6つの課題 |
テレワークの導入が進むにつれて、同時にテレワークのさまざまな課題が浮き彫りになってきています。働き方改革でテレワークが奨励され、コロナ禍によって急速に広まりましたが、必ずしもプラスの面だけではありません。テレワークの主な課題は以下の6つです。
1.生産性や業務効率が低下する
2.社員同士のコミュニケーションが不足する
3.人事評価が難しい
4.労働実態の把握が難しくなる
5.セキュリティリスクが増加する
6.通信環境整備にコストがかかる
それぞれの課題について詳しく解説しましょう。
テレワークを導入することで、生産性と業務効率が低下する場合があります。在宅勤務をすることで社員の間で連携が取れなくなる、士気が下がるなど、さまざまな原因が考えられるでしょう。
しかしこれはすべての業種に当てはまることではありません。個人での仕事の割合が多いのか、チームでの仕事の割合が多いのかなど、仕事の形態によっても、テレワークによる生産性や業務効率への影響の大きさに差が出るでしょう。
テレワークを導入したことによって、生産性や業務効率が低下した場合には、その要因を分析するところから始める必要があります。
テレワークでは直接顔を合わせて会話する機会が減少するので、社員同士のコミュニケーションが不足するという課題もあります。テレワークでは自宅で一人で仕事をするので、コミュニケーションの頻度も少なくなるでしょう。
仕事上の必要なやりとりはWebを通じて画面越しに行うこともできますし、メールのやり取りもできます。しかし対面でのやり取りに比べて微妙なニュアンスが伝わりにくくなる傾向があり、円滑なコミュニケーションが取れない場合も出てくるでしょう。
一度認識の違いが生じると、その違いがさらにコミュニケーションを阻害するという悪循環が生まれる可能性もあります。
人事評価が難しいこともテレワークの大きな課題です。人事の担当者が社員の業務状況を直接確認することができず、業務のプロセスを確認しづらくなることが人事評価が難しくなる要因として挙げられるでしょう。
テレワーク業務の評価基準が確立されていない企業も数多くあり、評価が難しくなる可能性もあります。また、人事評価に対して、社員側から適切に評価されるだろうかという不安や、正当に評価されていないという不満が出てくることも考えられるのです。
テレワークでは社員の労働実態の把握が難しくなります。上司の目が届かないので、部下が業務をさぼってしまうというケースも出てくるでしょう。逆につい長時間労働をしてしまったり勤務時間外に労働をしてしまったりするケースも考えられます。
社員の側から見ても、上司の目がないことによって、時間管理を自らが行わなければならないため、負担を感じるケースも少なくないのです。
テレワークでは社員が自宅でインターネットに接続し、ノートパソコンなどを使って業務を行うので、セキュリティリスクが増加します。セキュリティ体制が整った社内サーバーを使った作業ではないため、不正アクセスを受ける可能性が高まるのです。
テレワークではパソコンの紛失やインターネットを通じての外部からのウイルス攻撃、機密漏えい、不正アクセスなど、さまざまなリスクが考えられます。
無料Wi-Fiが利用できるカフェでモバイルワークを行う場合にも、セキュリティリスクが増加することが考えられるでしょう。
テレワークを導入する場合に、通信環境整備にコストがかかります。インターネット通信回線の確保、テレワーク作業用のパソコンやタブレットの配布など、テレワークに移行するための機器やシステムの整備に費用が必要です。
この他にも企業側はスケジュール、勤怠労務の管理ツールやオンライン会議用のツールを導入する費用がかかることも想定しておかなければなりません。
テレワークの課題を解決する3つの方法 |
テレワークの導入によってさまざまな課題が生じる場合がありますが、適切な対応策を取ることで解決できます。テレワークによる業務内容の変化を把握して、課題を解消しながらテレワークの良さを引き出すこともできるでしょう。主な解決方法は以下の3つです。
1.業務内容と役割分担の見直し
2.人事評価制度の見直し
3.ICTツールの活用
それぞれ詳しく解説しましょう。
1.業務内容と役割分担の見直し
テレワークを導入する際は、業務内容や役割分担を見直すことが必要です。
オフィスで行っていた業務内容や役割分担をそのままテレワークで適応すると、生産性や業務効率の低下などのさまざまな課題が生じてしまう場合があります。テレワークとオフィスワークの違いを認識することが重要です。
オフィスに向いた業務はオフィスに、テレワークに向いた業務はテレワークに振り分けるなどの工夫も必要でしょう。まず、どんな業務がテレワークに向いているのかを明確にすることが大切です。
テレワーク導入に伴って、業務のプロセスを変更する、役割分担を見直すなど、柔軟な対応が求められます。
人事評価に対する不安や不満を解消するためには、人事評価制度の見直しをすることが必要です。基本的に企業の人事評価制度はオフィスワークを前提として作られたものなので、テレワークに対応した評価制度に改善する必要があります。
社員の勤務態度をオフィスで目視によって確認していたのであれば、業務内容のレポートとその確認・管理のシステムを作ることも有効でしょう。
厚生労働省が発表している「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」によると、テレワークをする社員に対して、労働条件を明示しなければならないと定められています。
この他にも長時間労働対策として、メール送付時間帯の抑制やシステムへの休日のアクセスの制限、時間外や休日・深夜労働の原則的な禁止、長時間労働への注意喚起などが提言されています。
さらにくわしく知りたい方は下記のサイトを参照してください。
参考：厚生労働省「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」
テレワークの課題に対応するにはICTツールを活用するのがいいでしょう。ICTツールのICTとは「Information and Communication Technology」の略語です。Web会議ツール、コミュニケーションツール、ファイル共有ツールなど、さまざまなツールがあります。
テレワークはパソコンを使って業務を行うのが基本であるため、ICTツールとは親和性が高い特徴があります。テレワークの大きな課題となっているコミュニケーション不足もコミュニケーションツールを活用することで解消可能です。コミュニケーションツールには、Web会議システム、ビジネスチャットなどがあります。
労働実態の把握が難しくなるという課題に対しては、勤怠管理ツールを使うのがいいでしょう。セキュリティリスクの増大という課題に対応する上でもセキュリティツールを導入することが有効です。この場合は社員のセキュリティ意識の改革もセットで行うのが望ましいでしょう。
課題があってもテレワークを継続すべき4つの理由 |
テレワークにはさまざまな課題がありますが、その一方たくさんのメリットが期待できます。短期的にはテレワークを廃止する企業が増えたとしても、2023年以降には増加していくことが予想されます。
ここではテレワークを継続すべき理由を解説します。主なものは以下の4つです。
1.生産性の向上
2.オフィス代・交通費・出張費などのコスト削減
3.優秀な人材流出の回避
4.災害時のリスクの回避と分散
それぞれ詳しく解説しましょう。
テレワークによって生産性が向上されるケースがたくさんあります。テレワーク導入に伴って、成果を重視した評価制度へと転換する企業も増えています。
社員のモチベーションの増加、通勤ストレスの軽減など、仕事に専念できる条件が揃ったことも生産性の向上に寄与しているといえそうです。
職種別に見た場合にも、さまざまなメリットが考えられます。営業職の場合はサテライトオフィスを活用することによって、顧客からの対応に対して、より迅速な対応が可能になります。オフィスへの通勤時間が削減されることによって、空いた時間を顧客の対応に充てることもできるでしょう。
事務職やスタッフ職の場合もテレワークに移行することによって電話や来客へ対応する必要がなくなり、業務に集中することができます。その結果、生産性の向上につながることが期待できるのです。
テレワークを導入することで、オフィス代・交通費・出張費などのコスト削減が期待できます。これは会社にとっては大きなメリットでしょう。
テレワークの導入によって出社が不要になると、オフィスのスペースの縮小が可能になります。富士通株式会社のように、3年かけてオフィス面積を半分にすると発表している企業もあり、業務内容によってはオフィスが不要という企業も出てくるでしょう。
オフィス代が削減できるということは光熱費や備品代、清掃費などのオフィス維持費も削減できるということです。
さらに交通費や出張費を削減できることも、テレワーク導入の大きなメリットです。通勤のための交通費や顧客との打ち合わせのための出張費が不要になるケースがたくさん出てきます。
この他にもテレワークの導入に伴って、ペーパーレス化が進めば、紙代、印刷代、複合機のリース代、紙の保管スペースの削減など、多くの面でコスト削減が可能になるのです。
テレワーク導入の大きなメリットは優秀な人材流出の回避につながることです。テレワークによって通勤時間がなくなるだけでなく、育児や介護との両立が可能になることも期待できます。
育児や介護が理由で離職を選択せざるを得なかった社員の離職を防止する効果も期待できるのです。通勤する必要がないことは人材の流出を防ぐだけでなく、雇用の面でもメリットになります。
テレワークを導入すると、通勤の必要がなくなるため、遠隔地に住む人材の雇用も可能になるでしょう。障害のある人や高齢者の雇用など、より幅広く優秀な人材を雇用することが可能になるのです。
テレワークの導入によって、災害時のリスクの回避と分散が可能になるメリットがあります。地震や台風、浸水被害などの災害が起こって交通機関が止まったとしても、テレワークであれば業務を行うことができます。
また会社が直接被害を受けた場合でも、ネット環境があり、クラウド上のデータにアクセスすることができるならば、場所を問わずに業務を継続することができます。社内の重要な資料や書類を電子化していれば、いつどこでも確認でき、紛失や消失のリスクを回避することも期待できるでしょう。
テレワークが向いている業種と向いていない業種 |
テレワークは、向いている業種と向いていない業種があります。基本的には現場での作業が必要な業種・職種はテレワークの導入が向いていないといえるでしょう。具体的には、医療関係や福祉関係、飲食業・宿泊業・販売業はテレワークには向きません。
製造業・運輸業・建設業・農業・漁業・林業・水産業・鉱業なども現場での仕事がメインとなるため、テレワークの導入は限定的なものになるでしょう。
テレワークの導入には、パソコンやモバイル端末を利用して行える仕事であること、一人で作業が進められること、セキュリティ上の問題がないこと、成果が確認できる仕事であることなどの条件が挙げられます。
具体的には情報通信サービス業や教育・学習支援業、金融・保険業、学術研究、専門・技術サービス業などです。
マーケティング、市場調査などはかつてはヒアリングなどの手法を使うのが一般的でしたが、現在ではSNSなどを活用することで完結できるため、テレワークでの対応が可能になっています。
テレワーク導入で成功した２つの事例 |
テレワークを導入したことで課題が見えてきた企業がある一方で、生産性の向上や業務の効率化など、着実な成果をあげている企業もたくさんあります。たとえば以下の企業です。
1.実施者が200人から6,000人に増えたNTTドコモ
2.リモートチームを結成したソニックガーデン
ここではこの2つの事例をご紹介しましょう。
2017年11月に「テレワーク先駆者百選 総務大臣賞」を受賞しているNTTドコモは早い段階からテレワークを導入して、実績をあげてきた企業です。
受賞のポイントとなったのは社員全員がモバイルワークを利用していること、社内全体でテレワークしやすい風土を作り上げていること、農業、教育、観光などの分野でICTの活用拡大に貢献していることなどでした。
NTTドコモでは2015年の時点ではテレワーク実施者は約200人だったのですが、トップとボトムとの両方向からテレワークを推進したことにより、2017年にはグループ全体で6,000人の社員がテレワークに取り組むようになったのです。
具体的には夏と冬にテレワーク利用月間を設けて、テレワーク未体験者をなくしていく取り組みを行いました。業務に必要なアプリはすべて社員の使うモバイル端末で使用できるなど、環境の整備を行ったことも、導入率アップに貢献しているといえるでしょう。
テレワーク導入によって、時間外労働を前年比で20%削減するなど、経営面でも大きなプラス効果が表れています。また在宅勤務利用者に対するアンケートでも8割以上の社員が「生産性が向上した」「通常と変わらず業務ができた」と回答しています。
Webアプリの開発を手がけているソニックガーデンは2019年に日本テレワーク協会よりテレワーク推進賞 「特別賞」を受賞した会社です。リモートで働く社員をチーム化した「リモートチーム」を構築することによって、新しい働き方に取り組んでいます。
ソニックガーデンの働き方が画期的なのはオフィスを持たない経営を実施し、社員が全国15都道府県に住んでリモートで業務を行っていることです。全員テレワーク体制を実現するにあたっては仮想オフィス「Remotty」の存在が大きかったといえるでしょう。
Remottyはソニックガーデンが開発した仮想オフィスです。業務中には2分間隔で撮影された社員の写真がアップされて共有されるため、全員が同じオフィス空間の中で机を並べて一緒に仕事をしている感覚を持つことができます。
ソニックガーデンでは雑談と相談とを合わせた「ザッソウ」を仕事に欠かせないものとして位置づけて奨励。チャットやビデオ通話でのやり取りも頻繁に行われるため、同じ空間で会話しているのとあまり差がなく、コミュニケーション不足に陥ることもありません。
Remottyを使うことで、社員間の信頼関係の構築、社員のステータスの確認、疎外感を感じさせない業務環境の構築が実現できたのです。
この他にも社内のコミュニケーションの円滑化を目的としたYouTubeやラジオなどでの情報発信の奨励、社員が利用できるコワーキングスペースの確保など、さまざまな対策を取ることによって、完全テレワークを実現しています。
テレワークの課題を解消する４つのITツール |
ITツールを使うことで、テレワークの課題の多くを解消することができます。ITツールを活用することによって、課題を克服できるだけでなく、大幅な効率アップにつながる場合もあります。
主なツールは以下の4つです。
1.会議やミーティングを円滑に行うWeb会議ツール
2.コミュニケーション不足を解消するチャットツール
3.業務を効率的に行うスケジュール管理ツール
4.人事評価をスムーズにする勤怠管理ツール
それぞれ詳しく解説しましょう。
テレワークを導入する上で必須となっているのがWeb会議ツールです。かつてはインターネットを通じて会議をするには専用の設備とシステムを導入する必要があり、多額の費用がかかっていました。
しかしパソコンやスマホに専用のアプリをダウンロードすれば、簡単にクラウド型のWeb会議を行うことができるようになりました。アプリ以外には専用のカメラとマイクがあれば十分です。
Web会議ツールは社内での会議だけでなく、Web面接、Webセミナー、説明会、新人研修、Web営業、支社間や店舗間におけるコミュニケーション、1on1ミーティングなど、さまざまな場面で活用できます。
Web会議ツールはZOOM、Microsoft Teams、Google Meet、Skype、V-CUBE、Cisco Webex Meetingsなどを始めとして、さまざまな種類があります。音声の品質、使いやすさ、機能、セキュリティ、価格などを検討して、導入するといいでしょう。
テレワークの課題である社員間のコミュニケーション不足の解消にはチャットツールの導入が有効です。チャットツールに求められるのは簡単に操作できて、気軽に使用することができることでしょう。
仕事の報告・相談・連絡だけでなく、ちょっとした悩みの相談や雑談などにチャットツールを活用することで、コミュニケーション不足の解消が期待できます。タスク管理やスケジュール管理など、さまざまな機能が備わったチャットツールもあります。
テレワークで効率的に業務を行うには、スケジュール管理ツールを活用するとよいでしょう。特にチームで仕事をする場合には、スケジュール管理ツールは必須です。テレワークでは各社員の業務の進捗状況の把握がしづらくなりますが、スケジュール管理ソフトを使えば業務の進捗状況の管理・共有・可視化が容易になります。個人のモレやヌケなどのミスの早期発見や解消、スケジュールの再調整など、さまざまな状況に迅速に対応できることもスケジュール管理ソフトのメリットといえるでしょう。
テレワークを導入する際に大きな課題となっている人事評価をスムーズにするのが勤怠管理ツールです。出勤と退勤の打刻がWeb上でできる、パソコンのログイン状況や勤務状況が把握できるなど、人事評価だけでなく、労務管理全般においても役立ちます。
勤怠管理ツールを導入することによって、社員の自己申告ではなく、より正確な勤務状況の管理をリアルタイムで行うことが可能になります。公平かつ明確な労務管理、労力の削減、虚偽申告など不正の防止など、さまざまな効果が期待できるのです。
また、勤怠管理ツールの活用により社員の勤務状況を把握することで、長時間労働や休日残業を抑制することもできます。働き方改革の徹底を目指している企業にとっても有用なツールといえるでしょう。
まとめ |
働き方改革とコロナ禍によって、テレワークを導入する企業が急増しました。しかし導入してから数ヵ月後に、テレワークを廃止する企業も少なくありません。テレワーク導入によって、さまざまな課題が生まれたからです。
テレワークによる課題として生産性や業務効率の低下、社員間のコミュニケーション不足、人事評価や労働実態が難しくなることなどがあげられます。しかしそれらの課題の多くはITツールを活用することによって、解消することができるでしょう。
『monday.com』は生産性の向上をサポートするスケジュール管理やタスク管理機能、コミュニケーション不足を解消するチャットツール、人事評価や労務管理を容易にする勤怠管理ツールなどを兼ね備えた多機能なITツールです。
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