ゲストとボードを共有できる”Shareable Board”とは？

“Shareable Board”とは社外の方（クライアント・外注先等）とプロジェクトの進捗状況を共有できるボードです。

━━━社内の情報（ボード）を閲覧される心配はないのでしょうか？

クライアントをShareable Boardにゲストとして招待した場合、クライアントに対して閲覧・編集権限の設定が可能です。
ゲストは招待されていないボードにはアクセスできないので社内のボードの情報が外部に漏れる心配はありません。
この記事では、社外ユーザー（ゲスト）が出来ること、出来ないことについてご紹介します。

• 招待されたボードに新しいパルス（タスク）の作成
• Dateカラム（日付の項目）をGoogleやOutlookのカレンダーに同期
• 招待されたボード内のStatusカラム（状況の項目）の変更
• パルス（タスク）ごとのチャット・添付ファイルの追加

※編集を制限して、閲覧だけという設定も可能です。

• 招待された以外のボードの閲覧
• 招待されたボード以外のものを検索するために検索機能の使用
• 社内アカウントのアクティビティログの閲覧
• 新しいボードの作成、他ゲストの招待

“Shareable Board”はスタンダードプランから利用可能です。

※本記事はmonday.com公式サイト”What do my guests see and do on my shareable board?“の翻訳記事です。また原文にはない内容も少々含まれています。

1. Shareable Boardの作成

クライアントと共有したいボードを作成してから、サイドメニューのボード名上で右クリックします。”Change Board Type”より”Shareable Board”を選択してください。ボード右横に紫のマークが表示されれば、そのボードは”Shareable Board”となっており、クライアントと共有できるようになっております。次に招待する方法をご紹介します。

1. ゲストの招待

左側”Add Team members to this board”が社内のメンバーを招待、右側”Add Guest”が社外のゲストを招待するための画面となります。”Add Guest”の画面で、招待するゲストのメールアドレスを入力し、ゲストが招待メールより登録すればボードの共有は可能となります。