近年、テレワークという言葉を聞く機会が増えてきました。特に今年はコロナウイルスの感染拡大に伴い、多くの企業がテレワークを始めました。その影響で、これまでテレワークに馴染みがなかった日本でも徐々にその文化が定着し始めています。この記事では、そもそもテレワークとは何なのか、またそのメリットとデメリットを事例を交えながら紹介します。
目次
①テレワークの基本 |
テレワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。その語源は遠方という意味のギリシャ語「Tele」と、働くという意味の英語「Work」から来ています。
テレワークには3つの形態があり、それぞれ働く場所によって区別されます。
テレワークと聞き、多くの人が思い浮かべるのは在宅勤務ではないでしょうか。在宅勤務とは自宅で働く勤務形態のことで、終日在宅勤務と部分在宅勤務に分けられます。その特徴として、多様な人材の確保や従業員のキャリアの継続などが挙げられます。
モバイルワークは出張・外勤の移動中やカフェ・ホテル・ラウンジ等を就業場所とする働き方です。この強みが特に発揮されるのが、営業職などの外勤が多い職種です。つまり、モバイルワークは時間を有効活用した効率的な働き方であるといえます。
サテライトオフィス勤務という言葉を聞いたことがある方は、おそらく少ないと思います。それもそのはずです。なぜなら、サテライトオフィス勤務はいままで紹介した３つのテレワークの中で一番知名度が低く、また導入率も一番低いからです。では、サテライトオフィス勤務とはどのような勤務形態なのでしょうか。これは、勤務先以外のオフィススペースで働くことです。その場所はレンタルオフィスやコワーキングスペースなど、一つに絞られているわけではありません。
②テレワークのメリット |
コロナ以前から、政府は「働き方改革関連法案」の可決をきっかけにテレワークの推進に勤めています。その中心となっているのが総務省・厚生労働省・経済産業省・国土交通省です。ではテレワークを導入することで、企業や我々労働者にとってどのようなメリットがあるのでしょうか。
テレワークは働く場所にとらわれないため、これまでかかっていた光熱費や印刷コスト、そして毎月の賃料等のオフィスコストを削減できます。また、従業員が通勤する必要がないため、オフィススペースの削減も可能になります。
柔軟な働き方を実現するテレワークは、子育てや介護をしなければならない人々でも仕事を両立することができます。と同時に、こうした人々やライフスタイルが変化した従業員の離職率改善及び定着率の向上も期待できます。
コロナウイルスなどのパンデミックが発生した場合に、人混みを避けて勤務ができるテレワークは非常に有効的です。また、台風などの自然災害が起こった場合でも、仕事が滞る心配がなくなります。
オフィスで仕事をする必要がないため、これまで通勤にかかっていた時間を仕事に費やしたり、家族との時間に使うことができます。そのため、時間を有効的に活用することができます。
企業が都内に集中しているため、多くの人は首都圏近郊を居住地としていることが多いですが、郊外や田舎への引っ越しもテレワークによって可能になります。
通勤によるストレスが軽減されることや、ワークライフバランスを実現できることから、仕事における生産性の向上が期待できます。
③テレワークのデメリット |
このように様々なメリットが存在するテレワークですが、実際にテレワークを導入すると次の様な問題点が浮かび上がります。
労働時間や勤怠の管理が難しいため、結果的に長時間労働につながる場合があります。そのため、タスク管理ツール等を導入し、お互いのタスクおよび労働状況の把握をするが重要です。
オンライン上ではテキストベースのコミュニケーションが多いため、情報共有がスムーズに行われず、仕事の効率が落ちる危険性があります。また、ほかの従業員と関わる機会が限定されるため、社内の雰囲気や様子を把握するのが困難になります。
会社のPCやタブレット端末を持ち出して仕事を行うので、情報漏洩のリスクがオフィス勤務に比べて高くなります。仮に情報漏洩が起こった場合、会社だけでなく、顧客からの信頼も失う可能性があります。そのため、テレワークを行う際は万全なセキュリティー対策を構築する必要性があります。
こうした問題点により、アメリカでは数々の企業がテレワークの廃止を進めています。例えば、米ヤフー社は2013年に勤怠管理がうまくいかなかったことを理由にテレワークを禁止しています。IBMは2017年に社員同士のコミュニケーションが減少したことで、信頼関係の構築が困難になり廃止を決めました。一方でカルビー株式会社のようにテレワークの導入に成功している会社もあります。2014年から正式に導入された在宅勤務の目的は、効率的に働くことであり、中でも営業職などは直行直帰のスタイルをとっています。実際に、社員からは集中力が上がり、業務の効率も向上したとの声が聞かれます。また、シスコシステムズも週に1～2日はテレワークを行っていて、顧客満足度の向上や約11億円の生産性向上貢献度を実現しました。その原因は、瞬時に顧客対応ができるようになったことや成果を正当に評価する仕組みを確立したことにあります。
これまでテレワークのメリット・デメリットや実例について触れてきましたが、今後世の中のテレワーク化は進んでいく一方です。そのような環境で必要となるのが、ｍonday.comのようタスク管理ツールです！更に、これを活用すればテレワークを今までよりも効率的に進めることができます！
④ｍonday.comとは？ |
ｍonday.comは世界10万社で導入されている、イスラエル発祥の業務効率を上げるためのタスク管理ツールです。従来のタスク管理ツールとは違い、約３０種類の項目（担当者や納期等）からご自身の必要な物を組み合わせてタスク管
https://monday.gaprise.jp/理の画面を作成します。そのカスタマイズ性で、タスク管理以外にも、プロジェクト管理、OKR管理、Wiki機能としてご利用頂けるマルチタスクなツールとなっております。
⑤ｍonday.comを活用して効率化を図ろう！ |
では、どのようにmonday.comを活用すればテレワークの効率化を実現できるのでしょうか？
各タスクの進捗状況をリアルタイムで共有することで、メンバーが何をしているのか・どれだけ働いているのかということの見える化を実現しました。
また、全クライントのタスク状況を dashboard で確認して、オンボーディング、もしくはそれ以外の状況を常に確認できるようにし、優先順位をつけられるようにしました。
これらを活用することでタスクやプロジェクトの全体像が把握でき、スムーズな進捗が可能になるだけでなく、お互いの仕事の把握に役立ちます。
各タスクの時間を可視化したこの機能は、仕事の効率化に繋がります。
また、自身が何にどのくらい時間をかけているか正しく計測し把握することで、何を改善するべきか明確になります。
monday.comはボード上で簡単にコミュニケーションが取れるため、プロジェクトの進捗確認のために、何度もメール、会議、電話をする必要がなくなります！また、ゲストとして招待することで、クライアントも進捗状況を把握することが可能です。
これによってテレワークの課題であるコミュニケーション不足を解消することができます！